Организация работы руководителя структурного подразделения. Должностная инструкция руководителя структурного подразделения образовательной организации. Раздела Положения о работе структурного подразделения

Структурное подразделение организации – это определенная часть предприятия, которая сосредоточена на выполнении отдельных задач в соответствии с должностными инструкциями, уставом и иными локальными нормативными актами. О том, что такое структурное подразделение организации, зачем они необходимы и как обеспечивается их правовое регулирование, следует знать каждому работодателю и специалисту.

Что такое структурное подразделение организации – правовое регулирование

Понятие структурного подразделения предприятия определяет его в качестве отдельной единицы, объединяющей определенные рабочие места и занимающих их сотрудников, которое обладает определенной самостоятельностью в рамках организации. Разделение на структурные подразделения позволяет реализовать эффективное делегирование труда, упрощает управление персоналом и всем предприятием в целом. Именно поэтому без разделения на структурные подразделения эффективное ведение деятельности возможно только в организациях, относящихся к малому бизнесу.

Законодательство, в свою очередь, никак не регламентирует деятельность отдельных структурных подразделений, не выделяет особенности их и не предоставляет никаких правовых механизмов, связанных с данным аспектом трудовых взаимоотношений. Поэтому работодатели вправе самостоятельно организовывать разделение различных коллективов и структур в рамках предприятия, без излишних ограничений в нормативных и процессуальных вопросах.

Филиалы и дочерние компании не считаются структурными подразделениями организации. Ключевая особенность структурных подразделений заключается именно в том, что они выделяются строго внутри компании, не являются самостоятельными и не могут существовать в отрыве от субъекта хозяйствования в целом.

Соответственно, структурные подразделения организации не могут обладать признаками самостоятельного субъекта хозяйствования. То есть, в их отношении должны соблюдаться определенные принципы:

О создании или расформировании структурных подразделений, их переформатировании, работодатель не должен извещать контролирующие органы или профсоюзы, пока не проводятся изменения в фактических рабочих местах.
Структурные подразделения не ставятся на учет в налоговых органах и страховых фондах.
Отдельная бухгалтерская отчетность в отношении структурных подразделений предприятия не ведётся. Также, им не присваиваются отдельные статистические коды. Деятельность структурных подразделений отражается в общем балансе предприятия.

Законодательство не предусматривает и не допускает возможности открывать отдельные банковские счета для отдельных структурных подразделений компании.

Виды структурных подразделений организации

Так как понятие структурных подразделений организации не закреплено в законодательстве, вопросы названия, а также конкретных целей и задач, стоящих перед данными подразделениями, могут иметь различные ответы. Но в большинстве случаев в кадровом делопроизводстве используются устоявшиеся основные названия, что может значительно упростить создание эффективной системы распределения обязанностей и управления персоналом на предприятии. Так, примеры названий структурных подразделений организации вместе с их основными задачами и функциями могут выглядеть следующим образом:

Кроме этого, могут также выделяться и другие виды структурных подразделений в рамках предприятия. Так, для производств часто имеет место разделение на отдельные цеха. Также имеет место и разделение на секторы, участки и группы – данные структурные подразделения определяют конкретные работы и направления работ, равно как и зоны ответственности сотрудников.

Разделение на структурные подразделения на предприятии предполагает, что многие сотрудники одновременно могут включаться в состав различных подразделений и одновременно быть членами нескольких из них. Так, например, строитель-ремонтник может относиться к отделу капитального ремонта, который, в свою очередь, будет входить в хозяйственный департамент предприятия. При этом коллега данного строителя, в аналогичной должности, может работать на первом участке обслуживания с одной бригадой, а сам строитель – на ином участке с иными ответственными лицами.

Как создать структурное подразделение – порядок действий

Работодатель, как упоминалось ранее, самостоятельно принимает решение о внедрении различных структурных подразделений и о регулировании их деятельности. При этом основным документом, на основании которого будет функционировать данная система управления персоналом, является положение о структурном подразделении или иной аналогичный по смыслу внутренний документ. Содержание данного положения не регламентировано, но традиционно включает в себя:

Общие сведения о предприятии и о планируемых действиях, целях создания организационных структур.
Конкретные сведения о численности работников – как по предприятию в целом, так и по планируемым подразделениям.
Задачи и функции создаваемых структурных подразделений.
Непосредственное назначение руководства в них или же создание механизмов назначения руководства.
Порядок, по которому осуществляется взаимосвязь между различными подразделениями.
Определение коллективной ответственности и ответственности руководителей подразделений в рамках организации.
Порядок ликвидации, слияния и иных действий, изменяющих структурные подразделения.

Положение о структурном подразделении может создаваться как разово, при внедрении данной системы, так и дополняться впоследствии или приниматься заново при создании дополнительных подразделений. Наиболее удобным будет способ, когда основной документ содержит лишь главные принципы работы системы структурных подразделений, а каждое отдельное подразделение вводится в действие и регулируется в рамках предприятия отдельными .

Основной задачей работодателя при создании структурных подразделений на предприятии, является наиболее точное и четкое указание функций данной структуры. Так, при указании функций, следует обратить внимание на следующие нюансы:

Чтобы избежать самых распространенных ошибок, не лишним будет обратить внимание работодателей и на основные, предъявляемые к структурным подразделениям, требования:

Каждое подразделение должно иметь четко обозначенную иерархическую структуру, обеспечивающую субординацию на предприятии.
Правовые основания деятельности подразделения должны предоставлять данному подразделению возможность действовать гибко и не фиксироваться в жестких рамках – иначе никакого смысла от разделения труда не будет.
Размер подразделений должен соответствовать возможностям руководителя. При этом необходимо понимать, что оптимальным в большинстве случаев является размер структурных подразделений от 5 до 20 человек, но не больше, и не меньше.

Этотраздел сайта НКЦ посвящен рабочим формам кадровой документации, регламентирующим отношения работника и организации. Предлагаемые тексты являются реальными ранее утвержденными, работающими кадровыми документами, которые были подготовлены сотрудниками нашего кадрового центра и госпожой Ольгой Витальевной Жуковой.
Если вам понравился стиль, данные образцы должностных инструкций вы можете взять за образцы инструкций, дополнительно доработав под индивидуальные потребности вашего предприятия или можете оформить заказ и поручить эту задачу сотрудникам нашего кадрового центра .

Должностная инструкция Руководителя

обособленного структурного подразделения (ОСП)

1. Общие положения:

1.1. Назначение на должность Руководителя ОСП и увольнение с нее производятся в соответствии с приказом Генерального директора ООО «А» (далее – Общества).

1.2. В своей деятельности Руководитель ОСП подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

1.3. Деятельность Руководителя ОСП регламентируется настоящей Инструкцией, распоряжениями и приказами Генерального директора и Законодательством РФ.

1.4. В подчинении Руководителя находятся все сотрудники ОСП.

1.5. На должность Руководителя могут быть назначены лица, имеющие высшее образование и опыт руководящей работы.

2. Обязанности:

2.1. Осуществляет руководство хозяйственно-финансовой деятельностью ОСП в области материально-технического снабжения, хранения и сбыта продукции по договорам поставки, а также транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.

2.2. Обеспечивает:

— эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь,

— ускорение процесса оборота вложенных средств,

— учет трудозатрат и своевременную выплату заработной платы сотрудникам ОСП.

2.3. Организует:

— участие подчиненных ему отделов и служб в составлении перспективных планов по доставке, хранению и реализации продукции Общества, по налаживанию прямых и длительных связей с региональными покупателями,

— работу складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ценностей,

— соблюдение кадровой политики компании в области штатного расписания.

2.4. Принимает меры:

— по расширению хозяйственной деятельности ОСП,

— по обеспечению выполнения заданий и обязательств по поставкам продукции Общества региональным покупателям (по количеству, качеству, ассортименту, срокам и другим условиям поставок),

— по рациональному использованию всех видов транспорта,

— по совершенствованию организации погрузочно-разгрузочных работ.

2.5. Осуществляет контроль:

— материально-технического обеспечения ОСП,

— правильного расходования оборотных средств и целевого использования финансового кредита,

— выполнения плана по реализации продукции Общества.

2.6. Руководит разработкой мер:

— по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных средств и ценностей,

— по улучшению экономических показателей работы ОСП,

— по максимальному оснащению погрузочно-разгрузочной службы необходимыми механизмами и приспособлениями,

— по предупреждению перерасхода финансовых и материальных средств,

— по решению вопросов информационной безопасности,

— по улучшению морально-психологического климата в коллективе.

2.7. Контролирует работу подчиненных ему отделов и служб.

3. Должен знать:

3.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности ОСП,

3.2. Профиль, специализацию, особенности структуры ОСП,

3.3. Перспективы технического и экономического развития ОСП,

3.4. Порядок разработки и утверждения планов хозяйственно-финансовой деятельности ОСП,

3.5. Порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности ОСП,

3.6. Организацию финансовой работы, материально-технического обеспечения, транспортного обслуживания и сбыта продукции,

3.7. Организацию погрузочно-разгрузочных работ,

3.8. Порядок разработки нормативов оборотных средств, норм расхода и запасов товарно-материальных ценностей,

3.9. Порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров,

3.10. Экономику, организацию производства, труда и управления,

3.11. Основы Законодательства РФ,

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

4. Ответственность:

Руководитель ОСП несет персональную ответственность:

4.1. За деятельность ОСП в целом и за выполнение отдельными сотрудниками функций, определенных в должностных инструкциях;

4.2. За обеспечение бесперебойности работы отделов и служб ОСП по организации технологического процесса товародвижения;

4.3. За необоснованный перерасход финансовых и материальных средств;

4.4. Материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей на складе и в офисе ОСП;

Департамент общего аудита по вопросу назначения руководителя обособленного подразделения.

За своевременное предоставление достоверной информации по итогам работы ОСП;

4.6. За нарушение норм и правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

4.7. За сохранность и конфиденциальность информации, вверенной ему Обществом.

5. В случае производственной необходимости компания оставляет за собой право коррекции должностной инструкции.

Вернуться назад на Обязанности руководителя

Обязанности руководителя подразделения:

— руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью обособленного подразделения, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности;

— организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений обособленного подразделения, направляет их деятельность на развитие и совершенствование торгового процесса с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности реализуемой продукции, ее соответствие стандартам в целях завоевания сегмента рынка спецодежды и удовлетворения потребностей контрагентов в соответствующих видах продукции;

— соблюдает приказы и внутренний трудовой распорядок дня, установленный руководством предприятия, локальные нормативные акты предприятия и требует их выполнения от подчиненных;

— соблюдает и контролирует соблюдение работниками обособленного подразделения правил и норм охраны труда и техники безопасности;

— соблюдает пожарную дисциплину и требует ее соблюдения от всех сотрудников, в т.ч. строго следит за тем, чтобы в торговых и складских помещениях не курили;

— соблюдать чистоту и порядок в помещениях обособленного подразделения;

— обеспечивает в рамках своей компетенции выполнение обособленным подразделением бизнес-планов, утвержденных для обособленного подразделения предприятием, всех обязательств перед сотрудниками обособленного подразделения, в том числе в части обязательных сборов в государственные внебюджетные фонды;

— организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования прогрессивных форм управления и организации труда, обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка в целях всемерного повышения качества торговой деятельности, экономической эффективности, рационального использования имеющихся резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;

— по согласованию с руководством предприятия принимает меры по обеспечению обособленного подразделения квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране труда;

— допускает к работе новых сотрудников после оформления их трудовых отношений с предприятием и проведении инструктажа по технике безопасности;

— проверяет навыки новых сотрудников, проводить их стажировку;

— обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности деятельности, применение принципа материальной заинтересованности (по согласованию с руководством предприятия) и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива обособленного подразделения;

— обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности сотрудников обособленного подразделения;

— решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему руководством предприятия прав, по согласованию с руководством предприятия поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – своим заместителям;

— обеспечивает соблюдение законности в деятельности обособленного подразделения и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности всего предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности;

— дважды в день проводит планерку: утром – для распределения поручений на рабочий день, вечером – для подведения итогов работы за день;

— составляет табель отработанных часов работниками;

— ежедневно, в 17 час.30 мин., сообщает _______________________ предприятия о результатах выполнения работы за день;

— осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль за соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций;

— представляет интересы предприятия в органах государственной власти и управления.

Должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность как предприятия в целом, так и обособленного подразделения, постановления региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующего сегмента рынка;

— основы налогового и трудового законодательства;

— систему экономических индикаторов, позволяющих обособленному подразделению и предприятию в целом, определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;

— порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;

— конъюнктуру рынка;

— правила и нормы охраны труда.

ЕКСД — Руководитель (начальник) обособленного (структурного) подразделения организации

Заключение договоров обособленными подразделениями

При заключении гражданско-правовых договоров обособленными подразделениями юридического лица на практике возникает немало вопросов.

В настоящее время арбитражные суды при разрешении споров, возникающих в процессе исполнения договоров, заключенных филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями юридических лиц, исходят из того, что руководители указанных обособленных подразделений при наличии надлежаще оформленных полномочий вправе от имени юридического лица и в пределах данных им полномочий заключать соответствующие договоры. При этом полномочия на заключение договоров могут вытекать только из доверенности, но не из Устава юридического лица или из Положения о структурном подразделении. При наличии доверенности, выданной руководителем юридического лица, и оформленный надлежащим образом договор, заключенный руководителем обособленного подразделения, не может быть признан недействительным лишь по причине отсутствия в нем указания на то, что он заключен от имени юридического лица и по его уполномочию.

Пример должностной инструкции для Руководителя филиала

В этом случае договор считается заключенным от имени юридического лица.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Необходимо иметь в виду, что соответствующие полномочия руководителя филиала (представительства) должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (представительстве) и т. п., либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.

При разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) от имени филиала и без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснить, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия, выраженные в положении о филиале и доверенности. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица.

Необходимо также учитывать, что руководитель филиала (представительства) вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу с соблюдением правил, предусмотренных ст. 187 ГК РФ.

Еще статьи по теме

Руководитель обособленного подразделения

Появляется группа работников, которые непосредственно не дают распоряжений исполнителям, но выполняют консультационные работы и готовят управленческие решения. Линейно-штабная структура управления Функциональная организациооная структура При дальнейшем усложнении производства возникает необходимость специализации работников, участков, отделов цехов и т. д., формируется функциональная структура управления. Распределение работ происходит по функциям. При функциональной структуре происходит деление организации на элементы, каждый из которых имеет определенную функцию, задачи. Она характерна для организаций с небольшой номенклатурой, стабильностью внешних условий. Здесь имеет место вертикаль: руководитель - функциональные руководители (производство, маркетинг, финансы) - исполнители. Присутствуют вертикальные и межуровневые связи. Недостаток - функции руководителя размыты.

Структурное подразделение: определение, функции, руководство

Полное наименование должности служащего - это конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним.

Организационная структура управления

Поэтому тем, кто раньше не заострял внимания на таких вопросах и считал их незначительными, настоятельно рекомендуем при составлении штатного расписания на 2013 год провести тщательную ревизию наименований должностей своих работников и привести их в соответствие с требованиями законодательства. Следует помнить, что согласно ч. 2 ст. 32 ТК наименование профессии, должности признается существенным условием труда. Поэтому, если возникла необходимость внесения соответствующих изменений в штатное расписание и (обязательно!) трудовые книжки, работники должны быть предупреждены об этом не позднее чем за один месяц.

Организационная структура предприятия: виды и схемы

Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов (руководитель организации, руководитель обособленного подразделения, руководитель структурного подразделения, другие руководители, их заместители). В связи с этим следует иметь в виду, что такая, например, должность, как генеральный директор, устанавливается для руководителей организаций, имеющих в структуре дочерние предприятия и обособленные подразделения (филиалы, представительства), а без таковых должность будет именоваться просто директор. Поэтому если ваш шеф, желая возвысить свой статус, назвал себя несоответствующе, попытайтесь как-то ему об этом сказать.

Часто приходится сталкиваться с вопросом: сколько заместителей может быть у руководителя? Четких требований законодательство по этому поводу не устанавливает.

Как вы должность назовете…

Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками. Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу.
Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.

Руководитель структурного подразделения

Структура фирмы - это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов. Структуры управления организацией Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная.
Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемая департаментизация. Тогда создаваемая структура будет дивизиональной. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации.

Структурное подразделение

Инфо

Законодательство не предусматривает специальной санкции за неправильное наименование должности. Однако п. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) установлена ответственность нанимателя за иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст. 9.16–9.18 и ч. 1–3 ст. 9.19 КоАП, причинившие вред работнику, - наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин. Таким образом, можно предположить, чтоесли в результате неправильного наименования должности работнику причинен какой-либо вред, о котором говорилось выше, возникают основания для применения к нанимателю указанной санкции.

5. основные структурные подразделения организации

Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз. Этапы организационного проектирования:

разделите организацию по горизонтали на широкие блоки;
установите соотношение полномочий для должностей;
определите должностные обязанности.

Примером построения структуры управления является бюрократическая модель организации по М. Веберу. Организационная структура предприятия На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления.

Организационная структура предприятия - это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Внимание

В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.

Деятельность должна быть организована следующим образом:

в начале периода руководитель осуществляет планирование, что закрепляется в соответствующих документах;
далее идет непрерывный мониторинг результатов работы, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на отклонения;
в конце отчетного периода проводится проверка на соответствие результирующих показателей плановым.

Выводы Структурное подразделение организации — это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением.

Структурное подразделение руководителя предприятия

Перед тем как определяться с наименованием должности руководителя структурного подразделения, следует четко выстроить организационную структуру предприятия, привести ее в строгое соответствие с требованиями действующего законодательства, принимая во внимание направления деятельности данных подразделений и степень их взаимодействия (взаимозависимости). Еще несколько лет назад законодательством было установлено четкое требование, согласно которому при создании структурных подразделений необходимо было учитывать следующие нормы управляемости: - управление, служба могли создаваться при наличии в их штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя; - отдел мог создаваться при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя; - сектор (бюро, группа) могла создаваться при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Структурное подразделение директора

Важно

Структурное подразделение – это выделенный управленческий орган с самостоятельными функциями, определенными задачами и ответственностью. Оно может быть обособленным (представительно, филиал) и внутренним (не обладает всеми признаками самостоятельной организации). Любое структурное подразделение осуществляет свою хозяйственную деятельность на основании утвержденного положения о данных объединениях, которое разрабатывается на предприятиях, где они есть.

Этот документ разрабатывают работники отдела кадров и руководители отделений. Структурные подразделения предприятия могут быть такими:

Управления — подразделения, которые образуются по функциональному признаку, они обеспечивают реализацию определенных направлений деятельности предприятия и осуществляют руководство организацией.

Последний месяц года во всех организациях, как правило, проходит не только под эгидой подготовки к корпоративному новогоднему мероприятию. Практически все службы и структурные подразделения так или иначе задействованы в разработке одного из самых важных локальных нормативных актов любого предприятия - штатного расписания. Достается и секретарю.

Вообще, штатное расписание - документ, относящийся в большей части к бухгалтерии и отделу кадров. Но если организация небольшая, не имеет в штате своего юриста, кадровыми вопросами заведует в таких случаях чаще всего именно секретарь. И тут уж никак не выкрутишься, приходится нести это бремя вместе с главбухом, и хорошо еще, если вместе, наравне.

В процессе деятельности любого предприятия постоянно возникают вопросы с наименованием должностей, построением организационной структуры и правильной комплектацией соответствующих структурных подразделений. Между тем, все вышеперечисленные вопросы необходимо учесть и правильно разрешить как раз именно сейчас, при составлении штатного расписания на следующий год.

Цена вопроса

Согласно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) одним из обязательных условий трудового договора является положение о трудовой функции работника, под которой понимается работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией. Данная норма ТК также устанавливает, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь.

Как показывает практика, далеко не все наниматели понимают смысл приведенного требования ТК, а многие даже не представляют себе тех последствий, к которым могут привести нарушения указанной нормы. А последствия могут быть ощутимыми как для нанимателя, так и для работника. И, следует полагать, именно в целях защиты прав работника государство считает необходимым строго регламентировать данные вопросы. Ведь такая, казалось бы, безобидная вещь, как неверное наименование должности, может, к примеру, нарушить право работника на справедливое вознаграждение за свой труд, не говоря уже о том, что у работника в будущем могут возникнуть проблемы с исчислением стажа - как общего (при выходе на пенсию), так и по определенной специальности (профессии).

Для нанимателя же последствия нарушения нормы п. 3 ч. 2 ст. 19ТК могут вылиться в крупные штрафы. Законодательство не предусматривает специальной санкции за неправильное наименование должности. Однако п. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) установлена ответственность нанимателя за иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст. 9.16–9.18 и ч. 1–3 ст. 9.19 КоАП, причинившие вред работнику, - наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин. Таким образом, можно предположить, чтоесли в результате неправильного наименования должности работнику причинен какой-либо вред, о котором говорилось выше, возникают основания для применения к нанимателю указанной санкции.

Поэтому тем, кто раньше не заострял внимания на таких вопросах и считал их незначительными, настоятельно рекомендуем при составлении штатного расписания на 2013 год провести тщательную ревизию наименований должностей своих работников и привести их в соответствие с требованиями законодательства. Следует помнить, что согласно ч. 2 ст. 32 ТК наименование профессии, должности признается существенным условием труда. Поэтому, если возникла необходимость внесения соответствующих изменений в штатное расписание и (обязательно!) трудовые книжки, работники должны быть предупреждены об этом не позднее чем за один месяц.

Общие требования к наименованиям должностей

Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденному постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, все служащие подразделяются на три категории: руководители - код категории 1, специалисты - код категории 2, другие служащие (технические исполнители) - код категории 3. В свою очередь, документом, содержащим должностные обязанности, квалификационные и иные требования по каждой должности, является Единый квалификационный справочник должностей служащих (далее - ЕКСД). Указания по применению ЕКСД содержатся в таком документе, как Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД).

Важно знать, что применение всех упомянутых выше документов, вопреки широко распространенному заблуждению, является обязательным в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

Прежде чем «обозвать» кого-либо из своих сотрудников какой-то изощренной должностью, обязательно убедитесь, имеется ли такая должность в справочниках, чтобы потом, например, при выходе на пенсию, не получилось, что работал ваш сотрудник никем и звали его никак.

При определении наименования должности необходимо отличать понятие «должность» от понятия «специальность». Должность - это служебное положение работника, обусловленное кругом его обязанностей, должностными правами и характером ответственности. В то время как специальность - это вид профессиональной деятельности,требующий определенных знаний, навыков и компетенции, приобретаемых путем обучения и практического опыта.

Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое (типовое) наименование согласно ОКПД (например, инженер, экономист, врач, мастер и т.д.), а при необходимости - полное. Под базовым наименованием должности понимается основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКПД и определяется в соответствующей квалификационной характеристике. Полное наименование должности служащего - это конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним.

Если служащий выполняет две или несколько трудовых функции, наименование должности устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции. Висключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей: художник-модельер, секретарь-референт и т.д. Условие установления таких двойных наименований - наличие составляющих этих наименований в ОКПД и выполнение служащими в пределах этих функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации.

Рассмотрим особенности, которые следует учитывать при наименовании должностей служащих в коммерческих организациях.

Руководители организаций и их заместители

Пунктом 6 Общих положений ЕКСД установлено, что к категории «Руководители» (код категории - 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности.

Наименования должностей руководителей классифицируются в зависимости от объекта руководства:

- руководители организации - это лица, осуществляющие непосредственное управление организацией (директор, управляющий и т.п.);

- руководящие работники организации - лица, назначенные в установленном порядке в качестве заместителей руководителя организации, с определенными административными функциями и направлениями работы, имеющие право в пределах своих полномочий осуществлять действия от имени организации, представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными организациями, включая судебные (заместитель директора, главный инженер и т.д.).

Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов (руководитель организации, руководитель обособленного подразделения, руководитель структурного подразделения, другие руководители, их заместители). В связи с этим следует иметь в виду, что такая, например, должность, как генеральный директор, устанавливается для руководителей организаций, имеющих в структуре дочерние предприятия и обособленные подразделения (филиалы, представительства), а без таковых должность будет именоваться просто директор. Поэтому если ваш шеф, желая возвысить свой статус, назвал себя несоответствующе, попытайтесь как-то ему об этом сказать.

Часто приходится сталкиваться с вопросом: сколько заместителей может быть у руководителя? Четких требований законодательство по этому поводу не устанавливает. Обычно количество заместителей руководителя организации устанавливается нанимателем в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности, структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций.

Заметим, что ЕКСД не содержит таких наименований должностей, как финансовый директор, коммерческий директор, директор по продажам, директор по персоналу и т.д. Поэтому если у вас в штате имеются вышеперечисленные должности, то их следует переименовать в заместителей директора (генерального директора, заведующего, начальника и т.д.) по соответствующему направлению деятельности.

Согласно действующему законодательству директор в организации может быть один - руководитель юридического лица или обособленного структурного подразделения (представительства, филиала). И никаких коммерческих, финансовых и пр.

При этом следует учитывать, что наличие в штате, к примеру, таких двух должностей, как заместитель директора по коммерческим вопросам и заместитель директора по продажам, явно нелогично, поскольку функциональные обязанности таких заместителей если не идентичны, то во многом пересекаются. В таком случае стоит пересмотреть структуру организации, в результате чего выявится, что один из замов по своим функциональным обязанностям, уровню управления, компетенции соответствует должности не выше начальника структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений

Руководители структурных подразделений - это лица, назначенные руководителем организации для управления деятельностью структурного подразделения (начальник, мастер, заведующий и т.п.), а также их заместители.

- управление, служба могли создаваться при наличии в их штате не менее 7

- отдел мог создаваться при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;

- сектор (бюро, группа) могла создаваться при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

В управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);

В отделе - секторы (бюро, группы).

Иначе у вас в организационной структуре будет сплошная вакханалия.

При построении организационной структуры необходимо помнить, что от нее зависят не только заработные платы некоторых работников, но и управляемость предприятия. В связи с этим заметим, что организации вовсе не обязательно, как это часто встречается, иметь несколько родственных по своим функциям отделов, например отделов продаж: отдел активных продаж, отдел телефонных продаж, отдел интернет-продаж, отдел региональных продаж и т.п. Отдел продаж в данном случае должен быть один, но он может подразделяться на секторы (бюро, группы) исходя из специфики работы каждого (сектор телефонных продаж, сектор активных продаж и т.д.).

На руководителей структурных подразделений организации должностные инструкции, как правило, не разрабатываются. Их права, обязанности, полномочия и ответственность указываются в соответствующем положении о структурном подразделении.

При условии, что работник имеет в своем подчинении функциональные структурные подразделения по определенному наименованием должности виду деятельности организации, возможно установление наименования должности со словом «главный» впереди (главный механик, главный энергетик, главный экономист и т.д.). Исключение из этого правила составляют должности «главный инженер» и «главный бухгалтер»: первый является заместителем руководителя организации, а второй может именоваться главным, не имея в подчинении сотрудников и структурного подразделения.

Пунктом 6 Общих положений ЕКСД установлено также, что должность «менеджер» относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников. Данная должность, как правило, вводится, если нет необходимости создавать отдельное структурное подразделение.

Прекратите смешить народ и называть каждого продавца или консультанта менеджером. Запомните: менеджер - это руководитель!

Специалисты

Согласно п. 7 Общих положений ЕКСД специалисты - это служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, имеющие высшее (специалисты высшего уровня квалификации) или среднее специальное (специалисты среднего уровня квалификации) образование, подтвержденное установленными законодательством видами документов. Этой же нормой определено, что наименование базовой должности «специалист» применяется при установлении полного наименования должности только в тех случаях, когда работнику для выполнения должностных обязанностей необходимы знания, полученные в объеме высшего или среднего специального образования, а содержание его должностных обязанностей не предусмотрено должностными обязанностями квалификационных характеристик других должностей специалистов, содержащихся в выпусках ЕКСД. В этом случае наименование должности прописывается как «специалист по…», «специалист в области…» .

Пунктом 5 Общих положений ЕКСД предусмотрено, что установление наименования должности «старший» возможно для должностей специалистов, по которым не установлено квалификационное категорирование, а производной должности «ведущий» - для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование. Указанные наименования производных должностей могут применяться при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

Наименование должности с применением производной «главный» (код категории - 2) устанавливается для должностей специалистов при условии, что это предусмотрено соответствующей квалификационной характеристикой, содержащейся в ЕКСД.

В характеристиках должностей специалистов ЕКСД предусматривает в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное квалификационное категорирование: без категории, вторая, первая категория. Для присвоения специалистам категорий требуется проведение аттестации. Однако эта тема заслуживает отдельного внимания, и к ней мы постараемся вернуться в одном из ближайших номеров журнала.

Структурное подразделение - это структурная часть организации, которая выполняет определенные производственные или функциональные задачи в рамках устава и должностных инструкций работников.

Правовые аспекты работы структурных подразделений

Структурное подразделение не может быть рассмотрено в отдельности от предприятия, ведь оно не наделено юридической или экономической самостоятельностью. В соответствии с законодательством, можно выделить следующие особенности данных структурных единиц:

если руководство предприятия приняло решение о том, что необходимо создать структурное подразделение, то нет никакой надобности или обязательства сообщать об этом в регистрационные органы;
не требуется постановка на учет в налоговых органах, пенсионных и страховых фондах;
для структурного подразделения не ведется отдельных бухгалтерских документов, а его деятельность отражается в общем балансе организации;
для данного звена не назначается отдельный статистический код;
не допускается открытие отдельных банковских счетов для структурного подразделения.

Положение о подразделениях

Деятельность структурного подразделения осуществляется на основании специального положения, которое разрабатывается руководством предприятия в соответствии с установленными законодательными нормами. Документ содержит в себе следующие основные разделы:

общие положения, в которых производится описание самого предприятия, а также намерений о создании определенной организационной структуры;
обзор численности и состава персонала как в общем, так и по каждому подразделению;
функции, которые должно выполнять структурное звено;
определение целей его деятельности, а также постановка задач, которые обеспечат их достижение;
назначение руководства подразделений, а также определение круга их полномочий;
описание механизмов взаимодействия между структурными подразделениями, а также с руководящими органами;
определение ответственности подразделения в целом, а также руководителя и отдельных работников лично;
порядок ликвидации структурного звена с указанием процедуры, а также существенных причин.

Требования к структурным подразделениям

Чтобы обеспечивать непрерывную эффективную работу, структурное подразделение должно соответствовать ряду обязательных требований, а именно:

подчинение должно быть централизованным, то есть каждый из работников должен быть подотчетным непосредственно руководителю данного структурного звена, который, в свою очередь, регулярно предоставляет отчетность генеральному директору;
работа подразделения должна быть гибкой, с возможностью быстро реагировать на любые изменения как внутри организации, так и во внешней среде;
работа каждой структурной единицы должна быть строго специализированной (то есть звено должно отвечать за определенную сферу деятельности);
нагрузка на одного руководителя не должна быть слишком большой (не более 20 человек, если речь идет о среднем звене);
независимо от своего функционального предназначения, подразделение должно всячески обеспечивать экономию финансовых ресурсов.

Функции структурных подразделений

Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:

формулировка функций подразумевает одновременную постановку задач для их достижения;
обозначение функций в документе осуществляется в убывающем порядке (от основных к побочным);
функции разных структурных подразделений не должны пересекаться между собой и повторяться;
если у звена есть определенные связи с другими структурными единицами, то их функции должны быть согласованы во избежание противоречий;
все функции подразделений должны иметь четкое числовое или временное выражение, чтобы обеспечить возможность оценки качества работы;
при разработке функций нужно обращать внимание на то, чтобы они не выходили за рамки полномочий или прав руководства.

Управление подразделениями

Как и предприятие в целом, все его звенья нуждаются в эффективном управлении. Непосредственную ответственность за выполнение этой задачи несет руководитель структурного подразделения. Стоит отметить, что методика и модели управления могут быть выбраны локальным начальством самостоятельно или же делегированы сверху.

Деятельность должна быть организована следующим образом:

в начале периода руководитель осуществляет планирование, что закрепляется в соответствующих документах;
далее идет непрерывный мониторинг результатов работы, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на отклонения;
в конце отчетного периода проводится проверка на соответствие результирующих показателей плановым.

Выводы

Структурное подразделение организации - это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением. Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками.

Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.

Категории

Популярное