Должностные обязанности работников приемной, апелляционной, предметных экзаменационных и отборочных комиссий федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова» в 2020 году

Настоящие должностные обязанности составлены на основании Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом Министерства образования и науки России от 14 октября 2015 г. № 1147, Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 января 2017 г. № 13, Порядка приема граждан на обучение по образовательным программам высшего образования – программам ординатуры, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 11 мая 2017 г. № 212н, Правил приема на обучение в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» на 2020/21 учебный год, Положения о приемной комиссии ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году, Положения о вступительных испытаниях в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году

Председатель приемной комиссии

1. Осуществляет общее руководство приемной, предметными экзаменационными и апелляционной комиссиями университета.

2. Несет ответственность за выполнение установленных контрольных цифр приема граждан, соблюдение законодательных актов и нормативных документов по формированию контингента студентов.

3. Утверждает планы материально-технического обеспечения приема.

4. Утверждает состав приемной комиссии, определяет обязанности членов приемной комиссии, режим работы служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.

5. Утверждает состав предметных экзаменационных и апелляционных комиссий. 6. Утверждает план работы приемной комиссии университета и график приема граждан членами приемной комиссии.

7. Утверждает расписание вступительных испытаний по направлениям подготовки и специальностям обучения.

8. Утверждает материалы вступительных испытаний (экзаменационные билеты, тесты и т.п.).

9. Определяет и контролирует порядок и условия работы председателей предметных комиссий при формировании банка заданий.

10. Обеспечивает компоновку и хранение опечатанных вариантов заданий.

11. Организовывает прием граждан по вопросам поступления в университет.

Заместитель председателя приемной комиссии

1. Организует и контролирует подбор кандидатур председателей экзаменационных комиссий и представляет на утверждение ректору состав предметных экзаменационных комиссий.

2. При необходимости в установленном порядке организует привлечение к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-иссле-довательских учреждений.

3. Организует разработку нормативных документов вуза, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

4. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

5. По поручению председателя приемной комиссии утверждает тексты билетов, устных вступительных экзаменов, варианты письменных заданий, тексты диктантов, изложений, материалы конкурсных работ и другие экзаменационные материалы.

6. Организует изучение членами приемной, отборочных и предметных экзаменационных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень и порядок подготовки помещений для проведения вступительных испытаний. 8. Определяет порядок питания и медицинского обслуживания поступающих, а также размещение в общежитиях иногородних.

9. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвует в собеседованиях с поступающими.

Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Организует работу приемной комиссии и делопроизводство по приёму обучающихся на I курс, а также личный прием поступающих и их родителей (законных представителей).

2. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

3. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействует с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

4. Проводит подбор состава предметных экзаменационных комиссий, своих заместителей и технического персонала приемной комиссии.

5. Осуществляет общее руководство секретариатом приемной комиссии и отборочными комиссиями факультетов.

6. Организует учебу и проводит инструктаж персонала приемной и отборочных комиссий.

7. Разрабатывает проекты приказов по организации и проведению приема, а также материалы, регламентирующие работу приемной комиссии.

8. Готовит проекты плана и графика работы приемной комиссии.

9. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

10. Руководит работой по подготовке к публикации проспектов, учебных пособий для поступающих и других информационных материалов приемной комиссии.

11. Руководит работой и оформлением информационных стендов приемной комиссии.

12. Руководит подготовкой образцов заполнения документов поступающими и обеспечивает условия хранения личных дел поступающих.

13. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих и ведение регистрационного журнала.

14. Организует и контролирует тиражирование экзаменационных материалов в необходимом количестве комплектов; обеспечивает их хранение с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование.

15. Обеспечивает организованное проведение консультаций, вступительных испытаний и апелляций.

16. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

17. По поручению председателя приемной комиссии (или его заместителя) до начала испытаний выдает председателям предметных экзаменационных комиссий необходимое количество комплектов материалов вступительных испытаний и назначает экзаменаторов в группы.

18. Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Обеспечивает хранение титульных листов после шифровки.

19. Исполняет обязанности председателя апелляционной комиссии.

20. Руководит работой по профориентации, учету и статистике. Осуществляет координацию работы подразделений, занимающихся довузовской подготовкой. Обеспечивает организацию и контроль за проведением дней открытых дверей факультетов и университета, репетиционных экзаменов, вступительных испытаний в традиционной форме и т.д.

21. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии.

22. Организует подготовку и сдачу документов приемной комиссии в отдел кадров и архив.

23. Готовит проект отчета приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим образованием Российской Федерации.

24. Контролирует работу заместителей. 25. Ведет прием граждан по личным вопросам и проводит собеседование с поступающими.

Заместители ответственного секретаря приемной комиссии

Секретариат приемной комиссии формируется из ответственного секретаря, четырех заместителей: 

• по организационной и рекламно-информационной работе; 
• по проведению вступительных испытаний; 
• по делопроизводству; 
• по организации и проведению единых государственных экзаменов (ЕГЭ) и технического секретаря.

Заместители ответственного секретаря

1. Выполняют поручения председателя приемной комиссии и его заместителя.

2. Работают под непосредственным руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

3. Выполняют все задания и распоряжения по организации и совершенствованию работы приемной комиссии.

4. Участвуют в выполнении пунктов обязанностей ответственного секретаря.

5. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействуют с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

6. Устанавливают тесный контакт с отборочными комиссиями факультетов, непосредственно руководят их работой по оформлению документации, сбору информации о приеме и ее обработке.

7. Участвуют в проведении инструктажа ответственных секретарей отборочных комиссий по вопросам приема документов, организации вступительных испытаний по факультетам, оформлению экзаменационных ведомостей и документации к зачислению.

8. Участвуют в работе предметных экзаменационных комиссий по проведению вступительных испытаний в университет, апелляционной комиссии.

9. Проводят прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвуют в собеседованиях с поступающими.

Председатель предметной экзаменационной комиссии осуществляет:

1) подбор квалифицированных членов предметной экзаменационной комиссии – экзаменаторов;

2) разработку методической литературы для поступающих по подготовке к вступительным испытаниям;

3) подготовку материалов вступительных испытаний (экзаменационные билеты, задания для тестов и собеседований и т.п.) на основе примерных программ, разработанных Министерством образования и науки Российской Федерации, а по отдельным предметам – приемной комиссией ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова». Материалы тиражируются в необходимом количестве с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование;

4) выработку единых критериев оценки знаний поступающих в соответствии с программой вступительных испытаний и доведение этих критериев до экзаменаторов;

5) представление материалов к утверждению председателем приемной комиссии университета (или его заместителем);

6) персональное назначение экзаменаторов для проведения консультаций и апелляций;

7) инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний;

8) руководство и постоянный контроль за ходом вступительных испытаний и за работой членов предметной экзаменационной комиссии;

9) обеспечение спокойной и доброжелательной обстановки на вступительных испытаниях, предоставление возможности поступающим наиболее полно проявить уровень своих знаний и умений;

10) распределение письменных работ преподавателям для проверки, отвечает за их сохранность во время проверки;

11) участие в рассмотрении апелляций;

12) составление отчёта по итогам вступительных испытаний. Председатель предметной комиссии несет личную ответственность за соответствие заданий для вступительных испытаний программам, разработанным Министерством образования и науки Российской Федерации и за несанкционированное их тиражирование.

Председатель апелляционной комиссии

1. Организует работу апелляционной комиссии по рассмотрению апелляций поступающих по итогам вступительных испытаний, проводимых в традиционной форме (а не в форме ЕГЭ).

2. Несет персональную ответственность за объективное рассмотрение апелляций, за организацию работы апелляционной комиссии в соответствии с «Положением о рассмотрении апелляций», утвержденным приемной комиссией университета.

3. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

4. Определяет время и место проведения апелляций.

5. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

6. Несет персональную ответственность за правильность оформления заявлений и протоколов апелляционной комиссии. Вносит предложения по утверждению протоколов апелляционной комиссии на заседании приемной комиссии университета.

7. Своевременно передает в рабочие группы факультетов протоколы апелляционной комиссии для их подшивки в личные дела поступающих.

8. Вносит исправления оценок (при необходимости) в экзаменационные ведомости и экзаменационные листы.

Технический секретарь приемной комиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии вуза.

2. Участвует в подборе и подготовке помещений для работы приемной комиссии и в их техническом оснащении.

3. Согласовывает график ремонта помещений приёмной комиссии с графиком проведения экзаменов.

4. Осуществляет материально-техническое снабжение приемной комиссии.

5. Обеспечивает отборочные комиссии факультетов и предметные экзаменационные комиссии необходимой документацией, бланками и канцтоварами, необходимыми для их работы.

6. Участвует в подготовке стендов для объявлений приемной комиссии.

7. Участвует в составлении расписания консультаций, экзаменов и различных объявлений.

8. Оформляет протоколы заседаний приемной комиссии.

9. Участвует в проведении инструктажа технических работников отборочных комиссий факультетов по приему и обработке документов поступающих.

10. Участвует в подготовке и размножении бланков документации приемной комиссии.

11. Производит регистрацию и хранение переписки с различными организациями.

12. Готовит и сдает документы приемной комиссии в архив и на факультеты.

13. Осуществляет периодический контроль за правильностью оформления и хранения документов в отборочных комиссиях факультетов.

Председатель отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Руководит работой отборочной комиссии факультета (филиала) по приему, регистрации, оформлению и подготовке документов к зачислению и хранению личных дел поступающих.

2. Организует и руководит профориентационной работой на факультете (филиале) и на кафедрах.

3. Вносит предложения о контрольных цифрах приема на предстоящий учебный год.

4. Принимает участие в работе приёмной комиссии университета.

5. Проводит собеседование с лицами, поступающими на направления подготовки (специальности) факультета (филиала).

6. Готовит предложения по проведению конкурса и зачислению в состав студентов факультета (филиала) лиц, успешно выдержавших вступительные экзамены согласно Правилам приема в университет.

7. Контролирует оформление личных дел поступающих и несет персональную ответственность за правильное оформление личных дел, передаваемых в студенческий отдел кадров.

Ответственный секретарь отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством председателя отборочной комиссии факультета (филиала) и ответственного секретаря приемной комиссии университета и несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в формировании отборочной комиссии факультета (филиала) и ее технического секретариата – рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

3. Руководит работой рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

4. Готовит проект плана работы отборочной комиссии факультета (филиала) и осуществляет контроль за его выполнением.

5. Организует и контролирует профориентационную работу, проводимую сотрудниками факультета (филиала).

6. Готовит проведение дня открытых дверей факультета (филиала) и агитационные материалы о факультете (филиале).

7. Организует оформление помещения отборочной комиссии факультета (филиала).

8. Проводит инструктаж рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала) и постоянный контроль за её работой.

9. Проводит личную беседу с каждым поступающим на факультет.

10. Тщательно знакомится с документами поступающих и организует их прием в соответствии с Правилами приема в университет.

11. Несет персональную ответственность за правильность приема и оформление документов поступающих, а также за их сохранность.

12. Контролирует оформление личных дел поступающих.

13. Осуществляет статистический учет поступающих в отборочной комиссии факультета (филиала).

14. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов поступающих факультета (филиала).

15. Осуществляет контроль за проживанием поступающих в общежитии.

16. Участвует в подготовке аудиторий для проведения вступительных испытаний.

17. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

18. Готовит документы к апелляции.

19. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

20. Обеспечивает сохранность документов поступающих в отборочной комиссии.

21. Организует и проводит собрание поступающих на соответствующий факультет (филиал).

22. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и архив.

23. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудиторий к учебному процессу.

24. Производит и несет персональную ответственность за рассылку документов, не востребованных поступающими, не прошедшими по конкурсу. 25. Готовит материалы для отчета отборочной комиссии факультета (филиала).

Технический работник отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством ответственного секретаря отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в оформлении помещения приемной комиссии факультета (филиала).

3. Оказывает поступающим помощь при оформлении заявлений. Производит запись данных о поступающем в регистрационный журнал.

4. Оформляет регистрационные карточки поступающих, документы личных дел поступающих, извещения и расписки о приеме документов.

5. Дежурит в приемной комиссии для выдачи поступающим направлений в общежитие.

6. Выдает поступающим экзаменационные листы под расписку перед каждым письменным экзаменом.

7. Участвует в подготовке аудиторий и организации проведения вступительных испытаний.

8. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии для сдачи в архив.

9. Рассылает невостребованные документы поступающим, не прошедшим по конкурсу.

10. Производит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

Председателем приёмной комиссии, как правило, является ректор ВУЗа. Именно его приказом и назначается состав приёмной комиссии, куда входят:

• заместители председателя (обычно это проректоры);
• ответственный секретарь и его заместители;
• деканы факультетов;
• сотрудники от преподавательского состава университета.

По решению ректора в приёмную комиссию могут быть также включены люди, не являющиеся сотрудниками университета: например, члены городской или районной администрации или сотрудники других высших учебных заведений.

Приёмная комиссия университета формируется ежегодно. Всю её деятельность регулирует ответственный секретарь, чьи функции не может исполнять один и тот же человек более трёх лет подряд.

Права и обязанности приёмной комиссии

Работа приёмной комиссии должна быть основана на федеральном и местном законодательстве, а также уставе университета. Учитывая данные нормативные документы, формируется протокол приемной комиссии, где описываются правила приёма абитуриентов на текущий год. Помимо этого в обязанности комиссии входят:

• сбор и опубликование сведений о том, на какие специальности проводится набор, сколько выделено бюджетных мест, общее количество набираемых на первый курс студентов, перечень и программа вступительных испытаний;
• распространение этой информации среди потенциальных абитуриентов (в школах, информационных порталах);
• подготовка необходимых документов и справочных материалов для поступающих;
• приём документов, регистрация, вынесение решения о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам;
• формирование экзаменационных комиссий;
• зачисление абитуриентов по результатам вступительных испытаний;
• ведение всех сопутствующих документов, формирование отчёта, статистики.

Режим работы приёмной комиссии

Режим и сроки работы приёмной комиссии оговариваются в положении о работе этой комиссии. Каждый университет устанавливает свои сроки и порядок работы комиссии. Как правило, для абитуриентов работа комиссии становится доступной с даты официального начала приёма документов. В этот период в университетах открываются центры по приёму и регистрации абитуриентов, где вчерашние школьники могут задать интересующие их вопросы, получить информацию о вступительных экзаменах или подать документы.

Часы работы приемной комиссии — стандартные для всех официальных учреждений, с перерывом на обед. После даты окончания приёма документов комиссия продолжает свою работу, но для абитуриентов она уже недоступна. В этот период проводится сбор и сортировка документов, формирование отчёта, вынесение приказа о зачислении студентов, распределение их по группам и другая организационная работа.

Приём документов

В каждом университете существует собственный перечень необходимых для поступления документов. Члены приёмной комиссии обязаны предоставить абитуриенту список этих документов, анкету для заполнения, а также помочь в правильном их оформлении. Все полученные документы комиссия формирует в личное дело абитуриента, которое обязательно регистрируется и в случае поступления, хранится в университете в течение всего периода обучения.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Введение

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Федерально го государственно го бюджетно го образовательно го учреждени я высшего образования

«Севастопольский государственный университет»

Севастополь, 2015

І. Общ ие положения

1.1. Приемная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее - Приемная комиссия) - рабочий орган федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее Севастопольский государственный университет или СевГУ), который создается для проведения приема поступающих на обучение. Срок полномочий приемной комиссии составляет один год.

Приемная комиссия работает на основе демократичности, прозрачности и от-открытости в соответствии с законодательством Российской Федерации, приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 июля 2014 г. №839 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год» (далее − Порядок приема в вузы), Правил приема в Севастопольский государственный университет на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год (далее - Правила приема), Устава СевГУ и положения о Приемной комиссии.

1.2. Положение о Приемной комиссии утверждается ректором СевГУ.

1.3. Состав приемной комиссии утверждается приказом ректора СевГУ, который является председателем приемной комиссии.

Председатель приемной комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление им своих функций.

В состав приемной комиссии входят:

заместитель (заместители) председателя Приемной комиссии;

ответственный секретарь Приемной комиссии;

заместители ответственного секретаря Приемной комиссии;

члены приемной комиссии;

Заместителями председателя Приемной комиссии назначается первый проректор или проректор по научно-педагогической работе.

Ответственный секретарь приемной комиссии и его заместители назначаются приказом ректора СевГУ из числа ведущих научно-педагогических (педагоги-ческих) работников СевГУ.

Одно и то же лицо может быть ответственным секретарем не более трех лет подряд.

Членами приемной комиссии являются директора институтов (заместители директоров) входящих в состав СевГУ, а также могут назначаться ведущие научно-педагогические (педагогические) работники институтов СевГУ.

В состав приемной комиссии, а также в составы отборочных, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, а также апелляционной комиссии не позволяется вводить лиц, дети которых поступают в Севастопольский государственный университет в текущем году.

Список работников, допускаемых к работе для обеспечения деятельности Приемной комиссии и ее подразделений, утверждается приказом ректора СевГУ из числа научно-педагогических (педагогических) работников и учебно-вспомогательного персонала СевГУ.

Приказ об утверждении состава Приемной комиссии издается ректором Севастопольского государственного университета до конца февраля месяца каждого года.

1.4. Для выполнения возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление ею своих функций в соответствии с приказом ректора СевГУ образуются такие подразделения Приемной комиссии:

отборочная комиссия (отборочные комиссии - в случае необходимости);

предметные экзаменационные комиссии;

профессиональные экзаменационные комиссии;

апелляционная комиссия (апелляционные комиссии);

Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Предметные экзаменационные комиссии (или комиссии для проведения собеседований, или другие подразделения, которые отвечают за проведение вступительных испытаний) образуются в случаях, предусмотренных Порядком приема для проведения конкурсных вступительных испытаний при поступлении на обучение по образовательно-квалификационному уровню бакалавра на основе полного общего среднего образования. Допускается включать в состав этих комиссий работников других учебных заведений, научно-исследовательских учреждений.

Профессиональные экзаменационные комиссии (или другие подразделения, которые отвечают за проведения вступительных испытаний) образуются для проведения конкурсных вступительных экзаменов для поступления на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней. Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Апелляционная комиссия создается для рассмотрения апелляций абитуриентов. Председателем апелляционной комиссии назначается один из проректоров СевГУ, которой не является членом предметных или профессиональных экзаменационных комиссий. При приеме на обучение на основе полного общего среднего образования состав апелляционной комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников СевГУ и учителей системы общего среднего образования региона, которые не являются членами предметной экзаменационной комиссии, комиссии для проведения собеседований СевГУ.

При приеме на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней бакалавра, специалиста состав апелляционных комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников высших учебных заведений и научных учреждений Российской Федерации.

Апелляционные комиссии могут образовываться в структурных подразделениях. Председателем апелляционной комиссии обособленного структурного подразделения назначается один из заместителей руководителя этого подразделения.

Порядок работы экзаменационных и апелляционной комиссий определяется отдельным положением, которое утверждает председатель приемной комиссии.

Отборочная комиссия образуется, в случае необходимости, для профориентационной роботы, приема документов, оформления личных дел абитуриентов, а также для выполнения других функций, связанных с приемом, и возложенных на нее Приемной комиссией. В институтах могут образовываться несколько отборочных комиссий, которые работают под руководством Приемной комиссии. В случае необходимости могут образовываться выездные отборочные комиссии, порядок работы которых устанавливается Приемной комиссией.

В состав отборочных комиссий входят председатель - директор института (заместитель директора), ответственный работник отборочной комиссии института, научно-педагогические (педагогические) работники и учебно-вспомогательный персонал СевГУ, количество которых устанавливается исходя из потребности отборочной комиссии.

Приказ об утверждении состава отборочных комиссий, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и издается ректором Севастопольского государственного университета не позднее 1 марта, года проведения вступительной кампании.

1.5. Состав приемной комиссии и ее подразделений, за исключением лиц, которые входят в них в соответствии с должностными обязанностями, ежегодно обновляется не менее чем на треть.

Іі. Основные задачи и обязанности Приемной комиссии

2.1. В соответствии с Порядком приема, Уставом СевГУ, имеющейся лицензий (сертификатов об аккредитации) Приемная комиссия разрабатывает Правила приема, которые утверждаются ректором СевГУ.

2.2. Приемная комиссия:

обеспечивает информирование поступающих, их родителей и общественность по всем вопросам поступления в СевГУ;

организует прием заявлений и документов, принимает решение о допуске поступающих к участию в конкурсе (к участию во вступительных испытаниях);

координирует деятельность всех подразделений СевГУ по подготовке и проведению конкурсного отбора;

организует и проводит консультации по вопросам поступления на обучение и выбора направления (специальности), что наиболее соответствует способностям, склонностям и уровню подготовки лица, решившего поступить в СевГУ;

осуществляет контроль за работой всех подразделений Приемной комиссии, рассматривает и утверждает их решения;

организует и контролирует деятельность технических, информационных и бытовых служб по созданию условий для проведения вступительной кампании;

принимает решение о зачислении поступающих по различным формам обучения и источникам финансирования.

2.3. Решения Приемной комиссии принимаются в присутствии не менее двух третей состава Приемной комиссии простым большинством голосов и своевременно доводятся до сведения поступающих.

Решения приемной комиссии оформляются протоколами, которые подписывает председатель и ответственный секретарь приемной комиссии.

Iіі. Организация работы приемной комиссии

3.1. Прием заявлений и документов поступающих проводится в сроки, предусмотренных Порядком приема и Правилами приема и регистрируется в прошитом, с пронумерованными страницами и скрепленном печатью СевГУ или печатью соответствующего структурного подразделения СевГУ журнале регистрации заявлений абитуриентов, в котором указываются следующие данные поступающего:

порядковый номер, номер личного дела, дата приема документов;

фамилия, имя и отчество;

адрес проживания (адрес регистрации);

пол, дата рождения;

название учебного заведения, выдавшего документ об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер, серия, дата выдачи документа о полученном образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер сертификата (сертификатов) единого государственного экзамена;

количество баллов по конкурсным предметам, определенным правилами приема для поступления на избранное направление (специальность);

информация о документах поступающего, дающих особые права при поступлении;

причины, по которым поступающему отказано в участии в конкурсе и зачислении на учебу.

В случае необходимости Приемная комиссия может принять решение о внесении в журнал регистрации заявлений абитуриентов дополнительных сведений об абитуриенте.

Абитуриенту выдается расписка о приеме его документов за подписью работника отборочной комиссии, скрепленной печатью приемной комиссии.

Отказ в регистрации заявления поступающего не допускается, кроме случаев отсутствия документов предусмотренных Правилами приема для регистрации абитуриента.

При регистрации заявлений абитуриентов с использованием автоматизированных систем учета, страницы журнала регистрации распечатываются в конце рабочего дня, каждая страница визируется ответственным секретарем Приемной комиссии (его заместителем), нумеруется и подшивается в журнал. После окончания приема документов журнал регистрации заявлений абитуриентов визируется подписями председателя Приемной комиссии (заместителя председателя) и ответственного секретаря и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

В журнале регистрации заявлений абитуриентов не допускаются исправления, зачеркивание и пропуски строк. В случае наличия таких, делается соответствующая отметка, визируется ответственным секретарем (его заместителем) и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

3.2. Приемная комиссия принимает решение о допуске поступающего к участию в конкурсе, в случае выполнения им требований Правил приема и сообщает об этом поступающему в письменной или в другой, установленной Приемной комиссией, форме.

3.3. Для проведения вступительных испытаний вузом, в порядке регистрации документов, формируются экзаменационные группы. В соответствии с формированием групп, поступающему сообщается к какой группе он относится для прохождения экзаменов, собеседований и других форм вступительных испытаний.

Количество поступающих в экзаменационных группах не должно превышать ранее запланированного. Лицам, допущенным к сдаче вступительных испытаний, выдается экзаменационный лист вступительных испытаниям установленной формы.

3.4. Расписание вступительных испытаний, проводимых СевГУ, утверждается председателем Приемной комиссии и обнародуется путем размещения на веб - сайте СевГУ и информационном стенде приемной комиссии не позднее чем за три дня до начала приема заявлений и документов для поступления на обучение по соответствующим образовательно-квалификационным уровням и формам обучения.

3.5. Копии документов и фотографии не зачисленных поступающих, не полученные ими, а также их экзаменационные работы хранятся в течение одного года, после чего уничтожаются по акту.

Приемное отделение (приемный покой) - это "лицо" любого стационара. От того, как тут встретят больного специалисты, зависит его психологический настрой на выздоровление, общее самочувствие. будет неотъемлемой составляющей любой больницы, клиники в ряду с лечебными пространствами, административными и хозяйственными помещениями. В статье мы подробно разберем структуру приемного отделения, его функции, организацию работы специалистов.

Что это?

Приемный покой - лечебно-диагностическое отделение клиники, где непосредственно начинается обслуживание пациента. Предназначено оно для следующего:

• Регистрация больного.
• Прием и первичный осмотр пациента.
• Антропометрия (вес, рост больного), измерение важнейших показателей жизнедеятельности - артериального давления, температуры тела и проч.
• Санитарная, гигиеническая обработка поступивших пациентов.
• Оказание медицинской

Структура приемного отделения такова, что действия персонала здесь характеризуются слаженностью, четкостью, быстротой, взаимосвязанностью. От всего этого зависит не только успех дальнейшего лечения в стационаре, но порой и жизнь человека, если он поступил в больницу в критическом состоянии.

Структура приемного отделения

Как правило, приемный покой расположен в отдельном здании или в одном из лечебных корпусов. Теперь о его собственных составляющих. Структура приемного отделения (состав помещений, наполняющих корпус) такова:

• Зал ожидания. Здесь ждут приема пациенты, не нуждающиеся в постельном режиме, а также лица, их сопровождающие. Обязательно наличие удобных сидений, стола для заполнения документации. На стенах в помещении развешаны стенды со всей необходимой для пациентов, посетителей информацией - график работы учреждения, часы бесед с лечащим доктором и встреч с пациентами, перечень продуктов, что можно принести гостинцем больному, и проч.
• Регистратура. Продолжаем рассматривать структуру приемного отделения стационара. Здесь проходят регистрацию вновь поступившие пациенты. Персонал занимается заполнением соответствующих документов.
• Смотровой кабинет (в зависимости от масштабности клиники может быть как один, так и несколько). Здесь происходит врачебный осмотр больных. Специалист ставит вновь поступившему предварительный диагноз. Далее доктором определяется тип санитарной, гигиенической обработки нового пациента, необходимые мероприятия по антропометрии, термометрии, проведение дополнительных исследований (к примеру, снятие электрокардиограммы).
• Санитарная комната (санпропускник). Здесь будут душевые кабины, ванные, помещение для переодевания.
• Диагностический кабинет. Тут дополнительно обследуются пациенты с неустановленным в смотровом кабинете диагнозом.
• Изолятор. В данное помещение направляют вновь поступивших с подозрением на наличие инфекционного заболевания.
• Процедурный кабинет. Специальное помещение, где поступившим в критическом состоянии оказывается первая медицинская помощь.
• Операционная (или же перевязочная). Еще одна комната для оказания первой помощи - уже специализированной (для поступивших с кровотечениями, ножевыми, огнестрельными ранениями).
• Кабинет рентгенологии.
• Лабораторное помещение.
• Комната дежурного доктора.
• Кабинет, где находится заведующий приемным покоем.
• Туалетные комнаты.
• Склад, хранилище одежды, личных вещей поступивших в стационар пациентов.

Таков общий план структуры приемного отделения больницы. Теперь перейдем к частностям.

Специфика структуры

Структура приемно-диагностического отделения многопрофильного стационара может быть дополнена и рядом других элементов. Например, реанимационным, травматологическим кабинетом, кардиологической комнатой (для поступивших с инфарктом миокарда) и проч.

В целом же, структура и организация приемного отделения напрямую зависят от специфики чей составной частью оно является. Какие кабинеты, помещения характерны для приемного покоя в общем, мы с вами рассмотрели.

Последовательность работы приемного покоя

Каждый поступивший в приемное отделение пациент обязательно должен пройти три стадии. Строгая последовательность работы приемного покоя следующая:

1. Регистрация вновь поступившего гражданина.
2. Врачебный осмотр пациента стационара.
3. Мероприятия санитарно-гигиенической обработки в отношении больного.

Как вы заметили, структура приемного отделения (БСМП Новочеркасска тут будет служить примером) соответствует этой строго заданной последовательности.

Раскроем теперь деятельность данного элемента стационара.

Основные функции приемного покоя

Продолжаем разбирать структуру и функции приемного отделения. К последней категории относится следующее:

• Прием и регистрация вновь поступивших пациентов.
• Учет госпитализированных, лиц, которым оказана амбулаторная помощь, граждан, кому было отказано в госпитализации.
• Первичный осмотр, обследование, экспресс-лабораторная диагностика - в отношении всех обратившихся в больницу (вне зависимости от канала поступления).
• Распределение поступивших на экстренных и плановых, по тяжести, профилю, характеру травм, патологии, заболевания.
• Оказание неотложной квалифицированной медицинской помощи, реанимационные мероприятия.
• Оказание медицинской помощи лицам, что обратились в приемный покой, но не нуждаются в пребывании в стационаре.
• Заполнение необходимой для пребывания в стационаре документации.
• Ведение документов, что заполняются при факте отказа больного от госпитализации.
• Транспортировка пациента в соответствующее лечебное отделение.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном отделении, ожидающими постановки диагноза.
• Оформление протоколов по факту медосвидетельствования алкогольного, наркотического опьянения поступивших.
• Передача сведений в полицию, ГИБДД о гражданах, доставленных с телесными повреждениями насильственного характера, жертвах ДТП, несчастных случаев, лицах, привезенных без сознания, без документов, трупах.
• Получение сведений о движении больных в стационаре, взаимосвязь с иными отделениями больницы, а также с прикрепленными поликлиниками.
• Санитарно-гигиеническая обработка поступивших граждан.

Организация деятельности приемного покоя

Организация работы приемного отделения стационара, его структура, оснащенность, документация - объекты для контроля заместителя главврача по медицинской части.

Работой отделения руководит врач приемного покоя. Непосредственное руководство может стать также прерогативой дежурного доктора. Как правило, это прием в выходные, праздничные дни, ночное и вечернее время суток.

Для четкой организации работы с больными, особенно поступающими в отделение в критическом состоянии, оно должно быть обеспечено полным набором необходимой документации.

Обязательные инструкции для организации деятельности отделения

Сюда относится следующее:

• Папка с инструкциями персоналу по поведению в чрезвычайных ситуациях.
• Методические указания вышестоящих инстанций, главного врача клиники.
• Папка с инструкциями по выявлению особо опасных инфекционных заболеваний.
• Инструктивная документация на случай пожара, террористического акта и иной ЧС.
• Инструкции по алгоритму действий среднего медицинского персонала до прихода доктора по оказанию неотложной медицинской помощи вновь поступившему.
• Инструктивные документы по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима.
• Стандарты по осмотру, обследованию больного.
• График дежурств.
• Положения об ответственном враче.
• Таблица ядов и соответствующих противоядий.

Задачи врача приемного покоя

Главными обязанностями специалиста отделения являются:

• Прием, осмотр и обследование вновь поступивших граждан.
• Установление диагноза.
• Решение вопроса о госпитализации обратившегося.
• Регистрация как поступающих, так и выбывающих из стационара пациентов.
• Заполнение паспортной части истории болезни.
• Экспресс-лабораторные анализы.
• Санитарная обработка пациентов.
• Консультация обратившихся, справочно-информационная деятельность.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном покое.

Первичный осмотр планового больного

В отношении плановых поступивших проводятся следующие мероприятия:

1. Осмотр нового пациента.
2. Проверка наличия у него всех нужных для госпитализации документов.
3. Запись в историю болезни, постановка предварительного диагноза.

Прием поступившего в экстренном порядке

Мероприятия, что должен предпринять доктор, в данном случае следующие:

1. Немедленный тщательный осмотр.
2. Проведение необходимых лабораторных и - анализа мочи и крови, ЭКГ, УЗИ, рентген отдельных зон и проч.
3. Вызов специалистов госпитальных отделений по поводу поступившего, установка диагноза которого затруднена.
4. Постановка предварительного диагноза, направление больного в профильное лечебное отделение.
5. Оформление медицинской карты стационарного пациента.
6. Организация транспортировки больного.

При подозрении на инфекцию дежурный доктор вызывает врача-инфекциониста, проводит необходимый объем диагностический исследований, после чего принимает решение о необходимости помещения вновь поступившего в изолятор.

Работа с документацией

Мы разобрали структуру приемного отделения. Документация тут тоже играет немалую роль. Ее оформлением занимается дежурная медицинская сестра - после осмотра больного доктором, постановки предварительного диагноза и решения вопроса о необходимости госпитализации.

Будет также антропометрия, термометрия и проч. Затем она оформляет документы больного:

• Внесение контактной информации о новом пациенте - Ф.И.О., дата рождения, место жительства, прописки.
• Откуда и кем был доставлен новый пациент.
• Диагноз, поставленный учреждением, что направило больного в клинику.
• Предварительный диагноз врача приемного покоя.
• Время поступления.
• Адрес дальнейшей госпитализации - отделение лечебного корпуса.
• Заполнение титульного листа истории болезни - практически те же сведения. Дополнительно указывается контактная информация о близких, родственниках поступившего.

Приемный покой - важная составляющая любого стационара. Здесь не только регистрируются вновь прибывшие больные, но и оказывается неотложная медпомощь, прописывается предварительный диагноз, проводится санитарная обработка пациента.