Порядок приема товарно материальных ценностей. Положение о приёмке товарно-материальных ценностей. Документальное оформление поступления товара

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2000 года №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01», принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи ( и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Согласно Российскому Энциклопедическому словарю сырье представляет собой сырье и материалы, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, добытая руда).

Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее Методические указания №119н), материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально-производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы №М-2 и №М-2а) . Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее Постановление №71а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена и должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если основано на государственной или муниципальной собственности, доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 - 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок. Срок действия доверенности в соответствии со статьей 186 ГК РФ не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обращаем внимание читателей на то, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приходные ордера выписываются на фактическое количество поступивших ценностей. На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходных ордеров в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

Если при приеме материальных ценностей установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, то приходный ордер формы №М-4 не составляется. В такой ситуации составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

ü от места приемки;

ü от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

ü от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается :

ü номер и дата выписки;

ü наименование поставщика и покупателя;

ü наименование и краткое описание товара;

ü количество товара;

ü цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1) , со ставляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3) , составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Данные приема объекта в состав основных средств являются основанием для заполнения следующих первичных документов по учету основных средств:

· Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

· других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Постановлением №71а для этих целей разработана форма №М-11 «Требование-накладная» , применяемаяв тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Пунктом 90 Методических указаний №119н определено, что как внутреннее перемещение материалов рассматривается и их отпуск на склады (в кладовые) подразделений организации и на строительные площадки.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

ü наименование полученных материалов;

ü количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

ü номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

ü количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

В случае движения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами организации в соответствии с Постановлением №132 оформляется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13) , составляемая в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр накладной остается в сдающем подразделении и служит для списания товарно-материальных ценностей, второй передается в подразделение, принимающее ценности и служит для принятия их к учету.

Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию организации для учета движения товарно-материальных ценностей.

Внутри организации из одного структурного подразделения в другое перемещаются не только материалы, товары, но и объекты основных средств. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2 , утвержденная Постановлением Госкомстата №7.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

ü либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;

ü либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8) . Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно - заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно–заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала. Сдаче складских экземпляров лимитно–заборных карт предшествует сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, находящихся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма № М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

ü наименование материала;

ü количество материала, его цена и общая сумма;

ü назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) . Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

ü сторонним организациям на основании договоров и других документов;

ü хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12) , утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ü наименование получателя груза;

ü наименование груза;

ü количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

ü род упаковки;

ü способ погрузки и разгрузки;

ü время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета , Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Организация складского учета ».

ПОРЯДОК ПРИЕМА ЦЕННОСТЕЙ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ

4.1. Общие положения по приему ценностей

Основным источником поступления в организации товарно- материальных ценностей является приобретение их у поставщиков -юридических лиц или граждан по заключаемым с ними договорам купли-продажи (поставки) и мены или получение товаров по до­ говорам комиссии, поручения и агентирования.

Согласно ст. 454 Гражданского кодекса РФ по договору купли- продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Основным видом договора купли-продажи, заклю­ чаемого с поставщиками товаров, является договор поставки, кото­ рый определяется ст. 506 ГК РФ как договор, по которому постав­ щик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятель­ ность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для исполь­зования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным ис­ пользованием.

В соответствии со ст. 567 ГК РФ по договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой. К договору мены применяются правила о купле-продаже, если это не противоречит специальным нормам ГК РФ о мене и существу данного вида сделок. В договоре мены каждая из сторон признается продавцом товара, который она обязу­ется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. При этом, если законом или договором мены не преду­ смотрено иное, право собственности на обмениваемые товары пере­ ходит к сторонам, выступающим по договору мены в качестве поку­ пателей, одновременно после исполнения обязательств передать со­ответствующие товары обеими сторонами.

Статья 971 Гражданского кодекса РФ определяет договор пору­чения как сделку, по которой одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) опреде ленные юридические действия. Права и обязанности по сделке, со­вершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

В соответствии со ст. 990 ГК РФ по договору комиссии одна сто­рона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (коми­ тента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. По сделке, совершенной комис­сионером с третьим лицом, приобретает права и становится обязан­ ным комиссионер, хотя бы комитент и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по его ис­ полнению.

Согласно ст. 1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению дру­ гой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала. По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от своего имени и за счет принципала, приобретает права и становится обязанным агент, хотя принципал и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по исполнению сделки.

Поставщики, отгружая ценности, выписывают сопроводитель­ ные документы, основными из которых являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Товарно-транспортная накладная выписывается при доставке товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом. В остальных случаях используются счета-фактуры. В зависимости от особенностей конкретных видов материалов (товаров) к товарно- транспортной накладной или счету-фактуре могут прилагаться и другие документы, подтверждающие массу (количество) ценностей (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.) и/или качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.). Следует отметить, что обязанность продавца одновременно с передачей вещи (товара) «передать поку­пателю... относящиеся к ней документы (технический паспорт, сер­тификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.)» устанавли­ вается ст. 456 ГК РФ. При доставке товаров от иногородних по­ ставщиков по железной дороге или водным путем транспортной организацией выписывается соответственно железнодорожная или водная накладная. Данные документы следуют вместе с товаром от станции (пристани) отправления до станции (пристани) назначения, где их выдают получателю.

Порядок приема товарно-материальных ценностей и его доку­ ментальное оформление зависят: от места приема (на складе по ставщика, от транспортной организации, на складе покупателя), ха­ рактера приема (по количеству, качеству и комплектности), степени соответствия условиям договора и сопроводительным документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов.

Статьей 513 ГК РФ на покупателя возлагается обязанность по проверке количества и качества получаемых от поставщиков това­ ров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота.

Прием по количеству - это прием материалов (товаров) в уста­ новленные сроки по массе нетто и количеству единиц, поставляе­ мых без тары или в открытой таре, или по массе брутто и числу мест ценностей, поставляемых в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества единиц в каждом месте. Порядок приема товар­ но-материальных ценностей по количеству устанавливается Инст­ рукцией о порядке приема продукции производственно-техни­ ческого назначения и товаров народного потребления по количест­ ву, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Мини­стров СССР от 15.06.65 № П-6.

Прием по качеству - это проверка в установленные сроки со­ хранности качества и наличия комплектности ценностей, соответст­вия требованиям стандартов, технических условий, образцам, ре­ цептурам и другим условиям, предусмотренным договором постав­ ки. Порядок приема товарно-материальных ценностей по качеству устанавливается Инструкцией о порядке приемки продукции произ­ водственно-технического назначения и товаров народного потреб­ ления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.66 № П-7.

Порядок приема материалов (товаров) тесно связан с моментом возникновения материальной ответственности, который совпадает с моментом приема ценностей по количеству материально ответст­венными лицами.

В соответствии со ст. 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

«Вручения товара покупателю или указанному им лицу, если до­ говором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара» (п. 1 статьи). В данном случае прием товара покупателем и его до­кументальное оформление производится непосредственно на складе покупателя;

«Предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара» (там же). В данном случае прием приобретае­ мого у поставщика товара производится организацией- покупателем на складе поставщика.

Пунктом 2 ст. 458 ГК РФ устанавливается, что «в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения поку­пателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное». В случае исполнения обязанности продавца передать товар таким образом прием покупаемых ценностей и его документальное оформление производится на станции железной дороги, пристани или в аэропорту в зависимости от того, каким видом транспорта осуществляется доставка товаров до места назначения.

4.2. Прием товарно-материальных ценностей по доверенности

В случае если прием товаров осуществляется не на складе поку­ пателя, т.е. на складе поставщика, станции железной дороги, при­ стани или в аэропорту, то организация уполномочивает своего ра­ботника, с которым, как правило, заключен договор о полной мате­ риальной ответственности", на получение ценностей, выдавая ему доверенность.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ «доверенностью при­ знается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами». Пунктом 5 ст. 185 ГК РФ устанавливается, что доверенность от имени юридиче­ ского лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложени­ ем печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собствен­ности, на получение или выдачу денег и других имущественных цен­ ностей (последний случай рассматривается нами) должна быть подпи­сана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Порядок выдачи доверенностей на получение ценностей непо средственно со склада поставщика и их регистрации бухгалтерией организации-покупателя устанавливается Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценно стей и отпуска их по доверенности, утвержденной МФ СССР по согласованию с ЦСУ СССР 14.01.67 № 17. В соответствии с назван ным нормативным документом доверенности на получение товарно- материальных ценностей выдаются должностным лицам предпри­ ятий, организаций и учреждений на бланках формы № М-2 и М-2а. Последнюю форму применяют организации, у которых получение материалов (товаров) по доверенности носит массовый характер.

Выдача доверенностей лицам, не работающим на данном пред-; приятии (в организации, учреждении), не допускается.

Доверенности, как указано выше, подписываются руководите­ лем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предпри­ ятия (организации, учреждения) или лицами, на то уполномоченны­ ми. В тех случаях, когда бухгалтерский учет в соответствии с п.2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ведется специа лизированной организацией, доверенности на получение товарно- материальных ценностей подписываются руководителем (замести­ телем руководителя) предприятия, учреждения и организации, об служиваемого этой организацией, и главным бухгалтером специали зированной организации или лицами, на то уполномоченными. Пра­ воподписидоверенностилицами,уполномоченныминато руководителем и главным (старшим) бухгалтером предприятия, ор­ ганизации, учреждения, оформляется приказом.

Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые това­ ры, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номе­ ров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных доку ментов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует получать на нескольких складах.

Доверенности регистрируются бухгалтерией организации. При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, преду смотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в слу­ чаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.) не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и коли­ чество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочерки­ вается.

Выдача доверенностей, полностью или частично незаполнен­ ных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается; такие доверенности считаются не­ действительными.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно- материальных ценностей, расчеты за которые производятся в поряд­ке плановых платежей, например на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у этого лица отбираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по анну­ лированной доверенности прекращается.

При выдаче доверенности бухгалтерия организации регистриру­ ет ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бух­ галтера делается запись: «В настоящей книжке пронумеровано... листов». Количество листов указывается прописью.

Организации, у которых получение товарно-материальных цен­ностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию Доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей сле­ дующей формы:

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенно­ стей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию до­ веренностей.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее сле­ дующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности пол­ностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, орга­ низации, учреждения документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответствен­ ному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Неис­пользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользо­ ванной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенно­ сти или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные дове­ ренности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года неиспользованные доверенности уничтожаются с со­ ставлением об этом соответствующего акта. Лицам, которые не отчи­тались в использовании доверенностей, по которым истек срок дейст­вия, новые доверенности не выдаются.

Главный бухгалтер предприятия, организации, учреждения обя­ зан обеспечить:

контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регист­рации доверенностей;

инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке пред­ ставления бухгалтерии документов о выполнении поручений по до­ веренности;

своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ор­деров, приемных актов и т.п.);

контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Отпуск товарно-материальных ценностей организациями не производится в случаях:

предъявления доверенности, выданной с нарушением установ­ ленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;

непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

окончания срока, на который выдана доверенность;

получения сообщения получателя продукции (товара) об анну­ лировании доверенности.

Доверенности независимо от срока их действия отбираются по­ ставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каж­дый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр на­кладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к ос­тавшейся у поставщика доверенности и используется для наблюде­ ния и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно дове­ренности, а также для предъявления счета потребителю. По оконча­ нии отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии Ценностей по сдаваемой доверенности.

4.3. Прием товарно-материальных ценностей на станции железной дороги (пристани), в аэропорту

Для приема грузов организации выделяют материально ответст­ венных лиц (кладовщиков, экспедиторов и т.п.), которые должны хорошо знать правила приема материалов (товаров) от транспорт­ ных организаций. Уполномоченному на получение ценностей лицу выдаются доверенность, распоряжение на получение груза и грузо­ вая квитанция. Предъявив паспорт и указанные документы предста­ вителям транспортной организации, материально ответственное ли­ цо получает от нее соответствующие сопроводительные документы.

Представители организации-получателя, уполномоченные для приема товарно-материальных ценностей от транспортной органи­зации, должны тщательно ознакомиться с полученными сопроводи­тельными документами и проверить, действительно ли данный груз направлен в адрес получателя, в каком порядке принят груз к пере­ возке, за чьими пломбами доставлен груз, не нарушен ли срок его доставки, номера транспортных средств и т.д. Затем совместно с представителем транспортной организации (либо без его участия) устанавливается, была ли обеспечена сохранность груза при пере­ возке. С этой целью проверяют целостность вагона, правильность закрытия дверей, целостность люков, крыш и т.п. на транспортных средствах (вагонах, цистернах, барже, трюме судна и т.п.) или кон­тейнерах, наличие и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность тары и упаковки и т.д. При обнаружении каких-либо нарушений в процессе приема грузов создается возможность для предъявления определенных требований к доставлявшей товарно- материальные ценности транспортной организации. Если в ходе осуществления указанных действий представителями организации- покупателя никаких повреждений не обнаружено, получатель делает об этом отметку в транспортном документе. Если органы транспорта выдают груз без проверки массы, то это отмечается в транспортном документе.

Незатаренные грузы при приеме перевешивают. При этом выпи­ сывается специальный документ- отвес (ф. №ТОРГ-17), в котором указывают состояние груза, его количество согласно транспортным документам и фактически принятое. Факт приема груза удостоверя­ ется подписью представителя получателя, а представитель транс портной организации подтверждает сдачу груза своей подписью в транспортном документе.

В случае установления при приеме поступивших товаров каких-либо нарушений, повреждений упаковки, тары, порчи груза, несоот­ ветствия наименования и массы груза или количества мест, несо­ блюдения сроков доставки и температурного режима (при перевозке скоропортящихся ценностей), а также в других случаях, предусмот­ренных правилами, действующими на транспорте, представители получателя должны потребовать от транспортной организации обя­ зательной проверки количества мест, массы и состояния груза либо взвешивания части груза и проверки содержимого каждого повреж­денного места (по кипным картам, упаковочным ярлыкам, описям и другим документам). Если в результате проверки будут установлены факты утраты (недостачи), повреждения или порчи груза, предста­ вители получателя должны потребовать от органов транспорта со­ ставления коммерческого акта.

В тех случаях, когда выявленные недостачи не превышают уста­новленных норм естественной убыли, коммерческий акт не состав­ ляется, а о недостаче делают отметку в транспортном документе. Такая недостача возмещается, как правило, за счет организации-покупателя и включается ею в состав затрат.

Составленный в указанных выше случаях коммерческий акт яв­ ляется основанием для предъявления организацией-получателем иска (претензии) транспортной организации либо поставщику- грузоотправителю, если организация транспорта не виновна в воз­ никновении ущерба, установленном при приеме товаров.

4.4. Прием товарно-материальных ценностей , на складе поставщика

Ценности на складе поставщика принимает, как правило, мате­риально ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия количества и качества товарно-материаль­ ных ценностей данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. При этом затаренные ценности при­нимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товар­ных единиц и массе нетто по трафарету. В этих случаях необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приеме будет установлена неисправность тары и маркировки, полу чатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству (по товарам, где так проверка представляется возможной). При этом следует отметить что в случаях, когда подлежащий затариванию и (или) упаковке груз передается покупателю без тары и (или) упаковки либо в ненадле жащей таре и (или) упаковке, покупатель вправе потребовать о продавца затарить и (или) упаковать товар либо заменить ненадле жащую тару и (или) упаковку, если иное не вытекает из договора, существа обязательстваилихарактераценностей (п.1.ст. 482 ГК РФ). Данной статьей ГК устанавливается также, что покупатель в этом случае вправе предъявить продавцу требования, вытекающие из передачи товара ненадлежащего качества. Их состав определяет­ ся ст. 475 ГК РФ, предписывающей, что покупатель в данном случае вправе по своему выбору потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недос­ татков товара в разумный срок.

Пунктом 2 ст. 475 ГК РФ устанавливается также, что «в случае существенного нарушения требований к качеству товара покупатель вправе по своему выбору:

отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребо­ вать возврата уплаченной за товар денежной суммы;

потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром (| соответствующим договору».

При приеме затаренных ценностей на сопроводительных доку ментах необходимо сделать надписи: «Ценности приняты по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Ценности приняты по качеству согласно документам поставщика без фактиче­ ской проверки» за подписями лица, сдавшего и принявшего ценности. Эти отметки лишают поставщика возможности отрицать факты не достачи, несоответствия качества, некомплектности ценностей, кото рые могут быть установлены покупателем после вскрытия тары, со ссылками на то, что ценности были приняты по количеству (и качеству) согласно данным сопроводительных документов и подписям.

Товарно-материальные ценности без тары или в открытой таре принимают на складе поставщика по количеству единиц, массе нет то и по качеству (комплектности).

Прием (сдачу) ценностей на складе поставщика оформляют рас­ пиской в сопроводительном документе материально ответственных лиц получивших и сдавших ценности. Момент подписи документа и сдачи груза для перевозки является, если иное не предусмотрено договором купли-продажи (поставки), моментом перехода права собственности на передаваемые ценности к покупателю, а также моментом возникновения материальной ответственности лица, по­лучившего ценности.

Грузы, принятые как на станции железной дороги (пристани, аэ­ ропорта), так и непосредственно на складе поставщика, могут дос­ тавляться не только организацией-получателем самостоятельно, но и транспортной организацией, осуществляющей автомобильные пере­ возки, с которой покупателем заключается соответствующий дого­ вор. В последнем случае немаловажное значение приобретает во­проснадлежащего документального оформленияиорганизации контроля за сохранностью грузов при доставке на склад покупателя. Перевозка грузов автомобильным транспортом оформляется вы­ пиской товарно-транспортной накладной. Прием груза к перевозке транспортнойорганизациейудостоверяетсяподписьюшофера- экспедитора во всех экземплярах накладной, один из которых оста­ ется у грузоотправителя. Доставленный груз шофер-экспедитор сда­ет материально ответственным лицам предприятия-покупателя. Гру­ зы, прибывшие в исправных контейнерах и цистернах с неповреж­ деннымипломбамигрузоотправителя,выдаютполучателюбез проверки массы, состояния и количества мест. Ценности, поступив­шие в исправной таре, принимаются от перевозчика по числу мест и массе брутто или количеству единиц и массе нетто по трафарету.

При обнаружении в ходе приема грузов нарушения целостности тары, а также других повреждений (прибытие в неисправном кузове, с нарушенными пломбами или без них на фургоне, контейнере и т.п.) груз проверяется в поврежденных местах. При установлении порчи или повреждения ценностей составляют акт. Этот факт отме­ чается в товарно-транспортной накладной.

Сдача груза покупателю оформляется подписью водителя и по­ лучателя и штампом грузополучателя в товарно-транспортной на­кладной, один экземпляр которой остается у получателя, а два у шофера-экспедитора.

Претензии по иску за утрату, недостачу, порчу или повреждение грузов по вине перевозчика на основании соответствующих актов покупатель предъявляет организации автотранспорта. Если же перевозчик не виновен, то претензии (иски) предъявляются грузоот­ правителю.

4.5. Прием товарно-материальных ценностей на складе покупателя

Порядок приема грузов на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ли ценности в таре или без таковой.

Если ценности поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой со хранности качества (комплектности), т.е. количественный и качест­ венный прием в данном случае совпадают по времени.

Если груз поступил в исправной таре, то его принимают от авто транспорта по количеству мест и массе брутто. Прием грузов, поступивших в исправной таре, по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.

Прием грузов производится материально ответственными лица­ ми. Если в ходе приема обнаруживается недостача ценностей или/и несоответствие качества, комплектности, маркировки поступивших ценностей, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам (эталонам), условиям договора или данным, ука­ занным в маркировке и сопроводительных документах, то дальней­ ший прием приостанавливается. В данном случае необходимо обес­ печить сохранность принимаемых ценностей, выполнив условия, предотвращающие ухудшение их качества и возможность смешива­ ния с другими однородными ценностями.

О выявленной недостаче составляется акт первичной приемки за подписями лиц, ее производивших.

В случаях, когда при приеме ценностей выявлено несоответст­ вие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных" или сопроводительных документах либо на трафарете, получатель не должен производить вскрытие тары и упаковки. Если при пра­ вильности массы брутто недостача продукции устанавливается при проверке массы нетто или количества единиц в отдельных местах, то получатель обязан приостановить приемку остальных мест и со хранить до дальнейшей приемки тару и упаковку вскрытых мест и ценности, находившиеся внутри этих мест.

Одновременно с приостановлением приема груза организация-покупатель вызывает представителя одногороднего поставщика для участия в продолжении приема ценностей и составления двусторон­ него акта. Вызов представителя иногороднего поставщика обязате­лен лишь в случаях, когда это предусмотрено особыми условиями поставки или договором.

При неявке представителя поставщика в положенный срок или, если его вызов не является обязательным, дальнейшая приемка то­варов по количеству и составление акта по форме №ТОРГ-2 по оте­чественным товарам и форме №ТОРГ-3 по импортным товарам осуществляются с участием представителя сторонней организации либо представителя общественности организации-получателя, на­значенного руководителем, или односторонне предприятием-полу­чателем, если поставщик дал на это согласие.

При установлении несоответствия качества (комплектности) данным сопроводительных документов и в случае неявки предста­вителя поставщика (либо если вызов его не является обязательным условием для проведения дальнейшей приемки груза по качеству) ценности принимают по качеству и составляют акт с участием пред­ ставителя соответствующей инспекции по качеству.

Акты вместе с соответствующими сопроводительными докумен­тами служат основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, фактически поступивших на предприятие. Кроме того, акты, составленные после оприходования ценностей, являются ос­ нованием для списания по ним сумм с материально ответственных лиц и предъявления претензий (исков) поставщикам. Материальные ценности, по которым не установлены расхождения, в акте не пере­ числяются, о чем делается отметка в конце акта следующего содер­жания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхожде­ний не установлено». О составлении акта делают запись в сопрово­дительном документе.

Одновременно с приемкой материалов (товаров) принимают по количеству и качеству поступившую с товаром тару. При этом про­ веряют ее маркировку, категорийность мешков, целостность тары, соответствие количества и вида тары данным сопроводительных документов. Тару, не указанную отдельно в документе поставщика и не подлежащую оплате, приходуют на основании составляемого ак­та по форме №ТОРГ-5 по цене возможной реализации.

Согласно ст. 514 ГК РФ в случае когда покупатель (получатель) в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи (поставки) отказывается от переданного (ст. 224 Г РФ) поставщиком товара (при поступлении товаров без согласи покупателя, не предусмотренных в договоре, с нарушением условия договора, при отсутствии договорных отношений, а также при по ступлениинедоброкачественных товаров),он обязанобеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) и незамедли­ тельно уведомить об этом поставщика. Поставщик в данном случае обязан распорядиться товаром, принятым покупателем (получате­ лем) на ответственное хранение, в разумный срок. Если этого не произойдет, покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику. Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, подлежат воз­ мещению поставщиком. При этом суммы, вырученные от реализа­ции товара, принятого на ответственное хранение, передаются по­ ставщику за вычетом суммы, причитающейся не принявшему товар покупателю.

В случае поступления товаров без сопроводительных докумен­ тов поставщика или с их частичным отсутствием прием таких това­ ров осуществляется комиссией и оформляется приемным актом. В акт записывают данные о фактически принятых по количеству и ка­ честву товарах. Если определить стоимость поступивших товаров не представляется возможным (например, исходя из условий договора поставки), в акте указывают цены последнего поступления данных товаров или оценивают их по рыночной стоимости. Акт составляет­ ся в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику просьбой срочно выслать сопроводительные документы на посту пившие товары.

4.6. Особенности приема и документального оформления поступления товаров в розничной торговле

Некоторые продовольственные товары, по которым при подго товке их к продаже образуются безвозвратные отходы, приходуются за вычетом данных отходов по нормам. Сюда относятся, например, отходы по колбасным изделиям (шпагат, нитки, узлы оболочек, обя зательно удаляемые при реализации), мясокопчености и рыботовары , которые реализуют нарезанными (кости окороков, головы рыб и т д.). Списание сумм данных отходов производится за счет издержек обращения торговой организации (п. 2.13 Методических рекоменда­ций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обра­щения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных письмом Роскомторга от 20.04.95 № 1-550/32-2).

Существует особенность в оформлении приемки тканей. Неред­ ко в поступающих кипах (кусках) длина тканей не соответствует указанной в ярлыке. Поэтому ткани, поступающие в кипах и кусках, до продажи могут перемериваться. Перемеривание производится комиссией в составе товароведа, представителя общественности предприятия и материально ответственного лица. Результаты пере­меривания тканей оформляются актом минимум в двух экземплярах (один передается материально ответственному лицу, второй - в бух­галтерию). Установленная при перемеривании куска длина ткани проставляется на фабричном ярлыке и подписывается членами ко­ миссии с указанием номера и даты акта. Излишки тканей приходу­ются материально ответственным лицом. В случае установления не­достачи на основании составленного акта предъявляется претензия поставщику.

Стеклянная посуда (бутылки, банки и др.), поступившая от по­ ставщиков вместе с товаром, приходуется аналогично поступивше­ му товару. Стоимость порожней стеклянной посуды, принятой от населения, оплачивается через кассу или же через приемщиков пунктов приема посуды. На принятую и оплаченную посуду состав­ ляется приходная накладная.

Порядок приема закупленной продукции на склады предприятия, хранения и выдачи в производство.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Данный стандарт определяет порядок приема закупленной продукции (ТМЦ) на склады предприятия, ее хранение и выдача в производство.

Стандарт разработан службой ОМТС.

При разработке стандарта учтены требования раздела 7.4 «Закупки» ISO/ТS16949.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные положения по проведению входного контроля ТМЦ на предприятии (Приложение А).

Действие настоящего стандарта распространяется на деятельность ЛВК, а также других подразделений и служб предприятия, участвующих в данном процессе.

2 Нормативные ссылки

• Системы Менеджмента качества. Особые требования по применению стандарта ISO 9001:2008 в автомобипестроении и организациях, поставляющих соответствующие запасные части.
• Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
• Методика. Порядок идентификации и прослеживаемооти при изготовлении специальной технологической оснастки в ОГМ (вспомогательное производство).
• Общий ограничительный перечень проверок материалов на входном контроле
• Общий ограничительный перечень проверок комплектующих изделий на входном контроле
• Положение учета‚ выполнения и снятия с контроля мероприятий корректирующего и предупреждающего действия
• СМК Руководящий документ
• Использование методики 8D
• СМК Управление производством Порядок эксплуатации планово-предупредитепьного обслуживания и ремонта электро-энергетического оборудования
• Система качества Управление производством Обеспечение производства технологической оснасткой, средствами измерения
• Система качества Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Основные положения

3 Термины и определения

В данном стандарте использованы термины и определения, применяемые в отечественных ГОСТ, а также в международных стандартах СМК.

4 Обозначения и сокращения

• БУСК — бюро управления системой качества
• ЗЧ -запасные части
• ПКИ — покупные комплектующие изделия
• ЛВК — лаборатория входного контроля
• НД — нормативная документация
• ОГЭ — отдел главного энергетика
• ОГМ — отдел главного механика
• ОМТС — отдел материально-технического снабжения
• ОТК — отдел технического контроля
• ОГТ — отдел главного технолога
• ОГМетр — отдел главного метролога
• СТП -стандарт предприятия
• СМК — система менеджмента качества
• ТМЦ — товарно-материальные ценности
• ТТН — товарно-транспортная накладная
• ЦС -центральный склад

5 Общие положения

В комплекс задач, решаемых дирекцией по закупкам и логистике предприятия наряду с задачей бесперебойного обеспечения производства материальными ресурсами требуемого качества, входит организация работ по их своевременной, качественной приемке и надлежащему хранению.

Соблюдение правил и процедур приемки закупаемой продукции, ее хранения и выдачи в производство — основа для предотвращения использования в производстве сырья, материалов, оборудования, запасных частей, ПКИ и полуфабрикатов, не соответствующих установленным в Нд или Договорах требованиям.

Эти правила и процедуры должны регламентировать грамотную деятельность персонала ОМТС, складов, ЛВК и производства при:

• регистрации и размещении ее на складах;
• проверке сопроводительной документации;
• приемке закупленной продукции по количеству;
• предъявление на входной контроль;
• оформление его результатов в документах складского учета и получении разрешения на использование в производстве.

Стандартом устанавливаются также правила и процедуры по организации размещения поступивших материалов в соответствии с принятой схемой складирования, обеспечения их сохранности, предотвращения смешивания с другой продукцией, особенно не прошедшей входного контроля или предназначенной к изолированию, как несоответствующей.

Важной задачей является четкое документирование выполнения всех процедур по приему, хранению, выдаче сырья и материалов

Ответственность при выполнении указанных в данном СТП правил и процедур устанавливается следующим образом:

а) организация приема и хранения, обеспечения сохранности закупленной продукции — ОМТС и ЦС;

б) проведение входного контроля и обеспечение его объективности и полноты — ЦС, ЛВК, . по оборудованию — ОГЭ, ОГМ, ОГМетр, ОГТ.

в) выдача в производство только проверенной и признанной годной закупленной продукции — ОМТС совместно с ЦС; по оборудованию комиссия, созданная приказом генерального директора.

6 Порядок приема на склады закупленной продукции

6.1 Поток сырья, материалов, полуфабрикатов и ПКИ (далее ТМЦ), начиная с их поступления на предприятие, организуется таким образом, чтобы избежать использования несоответствующей требованиям НД продукции ‚в производстве.

6.2 Каждая партия поступающих на завод ТМЦ, должна иметь документ, удостоверяющий их качество, при необходимости гигиенический паспорт.

Документом, удостоверяющим качество, может быть паспорт завода-изготовителя, протокол испытаний или сертификат качества (допускается копия, заверенная ОТК завода-поставщика).

6.2.1 В каждом конкретном случае тип документа, удостоверяющего качество продукции, оговаривается Договором (контрактом) на поставку.

6.2.2 ТМЦ, на которые отсутствуют вышеуказанные документы ‚ к использованию в производстве не допускаются, идентифицируются ярлыком (приложение К). Представитель ЦС немедленно сообщает в ОМТС об отсутствии необходимых документов. ОМТС делает запрос этих документов.

Продукция в это время помещается в «Изолятор брака». Последовательность действий в этом случае осуществляется в соответствии с действующим законодательством и порядком, установленным в нормативной документации.

6.2.3 В случае, если ТМЦ поступили на ЦС без документов и есть производственная необходимость их срочного запуска в производство до завершения процедуры входного контроля (с «синей полосой») необходимо поступать в соответствии с действующей документацией.

При получении документов, удостоверяющих качество ТМЦ, кладовщик предъявляет их на входной контроль.

При получении результатов входного контроля, подтверждающих соответствие качества материалов установленным требованиям, кладовщик ЦС заменяет ранее выданный ярлык с синей полосой на ярлык № заключения ЛВК или указывается дополнительная зеленая полоса и № заключения ЛВК в имеющемся ярлыке хранения.

6.3 При поступлении закупленной продукции на предприятие работниками складов осуществляется контроль:

• наличия и соответствия сопроводительной документации на поставляемую продукцию, удостоверяющей ее качество и комплектность (при необходимости гигиенический паспорт);
• отсутствие повреждений при транспортировке, соответствия данных в документе о качестве продукции требованиям НД, указанной в «Общих ограничительных перечнях проверок ТМЦ на входном контроле»;
• сохранности и целостности упаковки;
• комплектности поставки;
• наличия и соответствия маркировки поступившей продукции;
• сопроводительной документации и НД;
• состояния внешнего вида ТМЦ в состоянии поставки (сохранность пломб, наличие консервации, если это предусмотрено, и др);
• количества;
• наличия даты изготовления (отгрузки) и возможных сроков хранения.

6.3.1 При приемке поступившей продукции по ее количеству и качеству следует руководствовать действующими инструкциями.

6.4 Работники склада прекращают приемку продукции в случае:

• недостачи, пересортицы;
• неисправности упаковки;
• порчи ТМЦ;
• отсутствия: пломб, маркировки и сопроводительной документации.

И передают информацию руководству дирекции по закупкам и логистики.

ОМТС далее осуществляет действия в соответствии с инструкциями. При выявлении одного из вышеуказанных несоответствий приемка прекращается и незамедлительно оформляется акт по форме Приложения 5, с участием Представителя общественности (Приложение В).

Несоответствующая продукция помещается в «Изолятор брака».

6.5 Каждое поступление ТМЦ регистрируется в «Журнале регистрации закупаемой продукции» (приложение А) и заносится в автоматизированную систему в течение суток с момента поступления на склад.. Журналы ведутся в целях обеспечения прослеживаемости ТМЦ в дальнейшем процессе производства.

Параллельно кладовщик выписывает приходный ордер (приложение Г) и отправляет с ТТН и счет-фактурой в бухгалтерию для учета.

6.5.1 Поступившей партии продукции присваивается идентификационный номер, который в дальнейшем переносится в приходный ордер на товары (приложение Д).

6.5.2 Кладовщик предъявляет поступившие ТМЦ на входной контроль в ЛВК в соответствии с действующими на предприятии Перечнями (приложение Д).

6.5.3 Входной контроль на предприятии организуется в соответствии со стандартом предприятия по входному контролю.

Для приемки оборудования и основных средств на заводе приказом Генерального директора создается специальная комиссия, в которую входят заинтересованные специалисты из ОГЭ, ОГМ, ОГТ и других подразделений.

6.5.4 После проведения входного контроля предъявленной продукции (или ее образцов) ЛВК заполняет приходный ордер на товары и передает ее на склад с результатами входного контроля (ставит свой личный штамп и дату в строке, соответствующей проверенному материалу).

6.5.5 При положительном заключении продукция может быть выдана в производство. Результаты входного контроля при этом заносятся в журнал (приложение А. Графа 12).

Работник ЦС оформляет ярлык хранения (приложение Е), содержащий следующую информацию:

• регистрационный номер (строка «приходный ордер) по журналу (приложение А).
• наименование продукции, материала, наименование НД с указанием сорта, марки, типа, номер партии (вагона, контейнера),
• дата поступления,
• срок хранения,
• номер заключения ЛВК.

6.5.6 При несоответствии качества установленным требованиям продукция помещается в «изолятор брака» и регистрируется в карточках складского учета изолятора брака (приложение И).

6.6 Согласно установленному порядку в соответствии с инструкциями специалисты по закупкам ОМТС и представители ЛВК ведут работу.с поставщиками по выявленным несоответствиям. Начальник ОМТС оперативно ставит об этом в известность директора по закупкам и логистике. Информация о забраковании закупленной продукции также используется для актуализации реестра поставщиков.

6.7. Решение о необходимости замены ТМЦ поставщиком, возврате их или возможном использовании в производстве принимает комиссия по, принятию решений.

7 Организация хранения закупленной продукции

7.1 Процесс хранения приобретенных сырья и материалов, ПКИ, запасных частей, полуфабрикатов необходимо организовать таким образом, чтобы сохранить его качество и обеспечить идентификацию.

7.2 Хранение материалов должно быть организовано в соответствии с установленными правилами и нормами ТБ, пожарной безопасности и требованиями стандартов, технических условий на материалы.

7.3 При разгрузке поступившей продукции необходимо обеспечить ее защиту от атмосферных осадков. Продукция, как правило, размещается на складах, крытых площадках, отдельно от принятой, ранее поступившей продукции в соответствии с ее марками и типами. На открытых площадках разрешается размещать только ту продукцию, на которую нет в НД ограничений по условиям хранения. Оборудование размещается в цехах, где предусмотрена его установка.

7.4 Поступившие на предприятие материалы, не прошедшие входного контроля или не имеющие удовлетворительных результатов его, должны храниться в «Изоляторе брака».

7.5 Каждый вид продукции должен помещаться на складе на строго отведенном для него месте, которое указано на карте складирования, утвержденной начальником ОМТС или заведующим складом.

7.6 Принятые ЛВК материалы по видам, маркам, типам, плавкам размещаются работниками склада на специально для этого предназначенных крытых площадках и в соответствующих складах с использованием стеллажей, стоек, подставок, кассет, поддонов, ложементов, штабелей и т.п. с целью исключения их порчи, повреждения, перепутывания.

7.6.1 При этом на каждую партию оформляется ярлык хранения (Приложении Е). На ярлыке указывается полная информация о материалах. Ярлык является основанием для хранения и выдачи материалов в производство.

7.6.2 Для упорядочения информации о наличии, размещении и движении того или иного сырья, материалов, полуфабрикатов, ЗЧ и ПКИ на них заводится Карточка учета (Приложение И). В ней производятся все записи о движении материала: поступлении, размещении (номер стеллажа, места, ячейки и т.д.), выдаче в производство.

7.6.3 Ответственность за полноту и правильность ведения Карточки несет кладовщик, контроль осуществляет заведующий складом.

7.7 Срок хранения сырья, материалов, оборудования полуфабрикатов, ЗЧ и ПКИ устанавливается в зависимости от требований НД на них.

Выдача материалов, для которых установлен ограниченным срок хранения, осуществляется с учетом даты поступления их на склад и остатков срока хранения.

При истечении сроков хранения продукция подлежит перепроверке, а при необходимости-переконсервации в соответствии с требованиями НД.

7.7.1 С целью выявления возможной порчи, истечения сроков хранения материалов и изделий, хранящихся на центральном складе (а также складах цехов, служб), заведующий складом (ответственный кладовщик) периодически (не реже 1 раза в месяц) оценивает состояние продукции осмотром и осуществляет контроль за обеспечением условий хранения, соблюдением сроков хранения и выдачи в производство.

7.7.2 O результатах проверки делается соответствующая запись в специально заведенном для этой цели журнале (форма произвольная) с указанием:

• даты проверки,
• места проверки,
• выявленных недостатков,
• принятых мер,
• результатов перепроверки качества материалов, изделий в ЛВК,
• решения, принятого по материалам, пришедшим в негодность в процессе хранения.

Допускается составление ежемесячного акта проверки с отражением вышеперечисленных фактов, с последующей передачей этого Акта в ОМТС (руководителю цеха, службы) или оперативным информированием службы (руководителя цеха, службы) об этих результатах.

7.7.3 При обнаружении ржавчины, коррозии или других видов порчи или повреждения материалов и изделий производится их изолирование.

7.8 Несоответствующие по качеству, пришедшие в непригодность, не прошедшие входной контроль материалы, помещаются в специально отведенное и обозначенное место — «Изолятор брака» с ярлыком (Приложение К)

7.8.1 Несоответствующая продукция хранится до принятия решения о ее использовании, отправке поставщику, замене, переработке в соответствии с пунктом 6.10 настоящего стандарта.

7.9 Для материалов, изделий, подверженных воздействию окружающей среды, выделяются и оборудуются специальные места, на которых обеспечиваются необходимые климатические условия, контроль и регистрация их параметров.

7.10 Работники складов-кладовщики, заведующие складами должны следить за соблюдением условий хранения, движения сырья, материалов, полуфабрикатов, ЗЧ, ПКИ и оборудования.

7.11 Со стороны ЛВК осуществляется инспекционный контроль соблюдения условий хранения не реже 1 раза в квартал с составлением Акта. В Акте проверки условий хранения закупленной продукции отражаются положения, изложенные в п.7.7.2 настоящего стандарта.

7.11.1 Акт направляется в дирекцию по закупкам и логистике для принятия решения и устранения выявленных недостатков и ставится на контроль.

8 Порядок выдачи в производство

8.1 Сырье, материалы, полуфабрикаты, ЗЧ и ПКИ запускаются в производство только при наличии заключения ЛВК о соответствии их установленным B НД и договорах на поставку требованиям.

8.2 Выдача сырья, материалов, полуфабрикатов, ЗЧ и ПКИ в производство осуществляется кладовщиком по расходным документам «Требованию накладной», или Комплектовочной ведомости.

При этом основные материалы и комплектующие выдаются по комплектовочным ведомостям, все прочее-по, требованию-накладной.

8.3 При выдаче материалов, сырья в производство, необходимо соблюдать правила FIFO: первым получен, первым выдан.

продукции, забракованной работниками ЛВК,

продукции, поступившей на завод без сопроводительной документации.

Ответственность за выдачу в производство продукцию, не прошедшую входной контроль или забракованную ЛВК, несут заведующие складами (кладовщики) и руководитель ОМТС.

8.5 При выдаче ТМЦ кладовщик делает отметки в следующих графах карточки учета (Приложение И): дата выдачи, наименование цеха-потребителя, количество, номер требования, по которому выдается ТМЦ, или номера соответствующих Актов, если речь идет об оборудовании.

8.5.1 При выдаче материалов и ПКИ в цеха, кладовщик обязан выдать копию ярлыка хранения за своей подписью. Копия ярлыка хранения идентифицирует ТМЦ на момент хранения их в цехе.

8.6 «Перемещение ТМЦ» через автоматизированную систему управления предприятием осуществляется в течение дня выдачи ТМЦ в производство. До момента формирования сопроводительной карты в данной системе, ТМЦ находится (перемещается) в производстве с ярлыком хранения.

8.7 Оборудование и другие основные средства списываются согласно процедуре установленной Приказом Генерального директора.

9 Порядок передачи информации о движении закупленной продукции

Информацию о движении закупленной продукции работники ЦС отражают в автоматизированной системе управления предприятием в течение суток с момента поступления ее на склад.

10 Учет и отправка брака из Изолятора брака центрального склада

10.1 Для учета брака на центральном складе ведется карточка изолятора брака.

Продукция, забракованная по результатам входного контроля, списывается с карточки складского учета склада (расход) в карточку складского учета изолятора брака (приход).

Продукция, забракованная в производстве, также регистрируется в карточке складского учета изолятора брака.

При отправке бракованной продукции поставщику в карточку складского учета изолятора брака вносится соответствующая запись в графу «расход». При поступлении продукции на замену в карточку складского учета центрального склада вносится запись по приходу и оформляется приходный ордер с указанием замены брака.

10.2 Вся продукция, находящаяся в изоляторе брака регистрируется карточках складского учета изолятора брака. Обязательно указывается документ (акт, товарно-транспортная накладная, номер), дата, количество.

10.3 Сроки оформления брака определены инструкциями, также договорами на поставку продукции.

Сроки отправки брака поставщику определены договорами (контрактами).

При отсутствии требований по отправке брака в договорах и контрактах определены следующие сроки:

отправка забракованной продукции осуществляется работниками ОМТС в десятидневный срок с момента подписания акта о забраковании службой ЛВК;

в отдельных случаях срок может быть изменен по разрешению начальника ОМТС (например, в случае организации поездки к поставщику в более поздний срок), но не более 30 дней.

10.4 Начальник ОМТС ежемесячно проводит оценку своевременности отправки забракованной продукции поставщикам. Данные для оценки берутся из актов о забраковании.

В целях контроля своевременности отправки забракованной продукции поставщикам ЛВК ежемесячно представляет информацию по неотправленной продукции директору по качеству. Информация представляется в виде справки (служебной записки) произвольной формы до 02 числа месяца следующего за отчетным.

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара , и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное - знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы - гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки - минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2 , выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД) . Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД - это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12 . Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН) , которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным - для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара - этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура . Если вы - плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится - достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры - ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 - для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12 . Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей , позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине , но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов. Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.

При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.

В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

1. Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
2. Приход ТМЦ без документов.
3. Передача ТМЦ на ответственное хранение.
4. Передача активов по соглашению комиссии.
5. Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
6. Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

• Наименование документа.
• Дата и место заполнения.
• Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
• ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
• Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
• Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
• Качественные параметры ТМЦ.
• Итоговая оценочная сумма.
• Присутствие/отсутствие дефектов товара.
• Перечень выявленных расхождений.
• Претензии по итогам приёмки.

По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:

1. Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
2. Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
3. Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков. Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков. При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены. Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.

Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.

Подтверждающими документами полномочий могут быть:

• Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
• Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
• Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.

Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:

1. Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
2. Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
3. Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
4. Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
5. Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
6. Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
7. Скрепить документ подписями сторон и печатями.

Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.

В предыдущем разделе была рассмотрена ситуация, когда заполнение приемопередаточного акта выполнялось при прямой отгрузке ТМЦ от поставщика к покупателю на складе одного из представителей. Однако бывают обстоятельства, когда в процессе отгрузки используется третье лицо. При этом оно превращается в заинтересованного представителя.

При таких случаях бумаги на передачу ТМЦ, находящихся на складе постороннего учреждения, пишутся в трех экземплярах: для продавца, получателя и владельца склада, в котором храниться товар. Кроме этого могут понадобиться добавочные копии документов автоперевозчику, охранному учреждению, для обеспечения целостности товара при перевозке, и т.д.

Отдельная ситуация – передача груза на хранение. При таких обстоятельствах в роли приемопередаточного акта ТМЦ выступает документ, заполненный на стандартном бланке МХ-1, с подписью двух сторонам: владельцем товара и принимающим учреждением. Основанием для размещения ТМЦ на чужое складское помещение считается соглашение ответственного хранения, подтверждающего численность передаваемого груза и его цену, количество поставок и различные дополнительные условия.

Если существует, при таких обстоятельствах, подписанная представителями накладная на груз, то законодательство не требует обязательного заполнения бланка МХ-1. При этом, в случае появления конфликтных обстоятельств накладная обладает юридическими полномочиями в суде.

Что же представляет собой приемопередаточный акт ТМЦ на хранение (форма МХ-1 )?

Это бланк первичного учета, заполняемый представителями собственника поклажи и хранителя, как учреждения, так и самостоятельного бизнесмена, на основании контракта на хранение продукции. Шаблон приемопередаточного акта ТМЦ на хранение МХ-1 регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 9.08.1999 года №66.

Согласно нормативов акт МХ-1 может быть использован, как при бытовом обеспечении хранения товара, так и при хранении, с привлечением специализированных организаций, к которым относятся банки, ломбарды, товарные склады, гостиницы, а также различные коммерческие и некоммерческие структуры, основная деятельность которых, – обеспечение хранения ТМЦ. Контракт на хранение ТМЦ с такими фирмами оформляется на срок, оговоренный соглашением или «до востребования». К не специализированным хранителям можно отнести учреждения, хранящие продукцию безвозмездно.

Споры, которые могут появиться при приеме-передаче ТМЦ на хранение регламентируются гл. 47 ч. 2 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Статья 401 ГК РФ (п. 1 ст. 901 ГК РФ) гласит, что фирма-хранитель обеспечивает полную ответственность за ТМЦ и при ухудшении параметров товара обязана компенсировать поставщику издержки, если иное не отражено Законом или соглашением (ст. 393, п.1 ст. 902 ГК РФ).

Цена складируемого груза на хранение, указывается в графе 8 акта МХ-1 и определяется по договоренности сторон на основании контракта на хранение. Балансовая цена ТМЦ учреждения, отправляющего груз на хранение, при этом не берется в расчет.