Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица - работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список , а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели - приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам :
- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
- под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом , утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- предельный размер подотчетных сумм;
- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером . Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы :
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
- необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).

Дебет 08-4 Кредит 60
- 200 000 руб. (236 000 руб. - 36 000 руб.) - учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
- 18 000 руб. - учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
- 236 000 руб. - оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1
- 18 000 руб. - произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
- 700 руб. - выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
- 700 руб. - плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
- 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) - автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
- 1350 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
- 150 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

• По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
• По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

• Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
• Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

• вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.

Пример

Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.

По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:

• стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
• стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
• суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перерасход выдан из кассы.

К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.

Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).

Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".

В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.

При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.

Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".

При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".

В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).

Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Командировочные расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".

В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.

Таблица 2

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:

• затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
• затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.

Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.

Пример

Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).

Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".

При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).

Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.

В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).

Рис. 9. Расходы на оплату труда

Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).

Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"

Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.

Таблица 3

Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).

Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)

При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).

Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

Значения реквизитов документа:

• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
• условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
• вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - приобретенный материал;
• тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
• дата признания - дата авансового отчета;
• основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
• наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".

При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.

Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.

Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).

Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)

Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).

Рис. 14. Расход денежных средств

В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.

Таблица 4